Un responsable des achats négocie les contrats d’approvisionnement avec les fournisseurs externes et gère les activités quotidiennes des personnes employées dans le service des achats. Comme pour la plupart des rôles de supervision, les responsabilités d’un directeur des achats comprennent l’embauche, l’encadrement et le licenciement des employés. Les personnes employées dans ces rôles sont également chargées de gérer les budgets des services et de produire des rapports financiers.
Les entreprises impliquées dans différents types d’industries doivent acquérir à la fois des quantités de biens durables et non durables. Certains de ces articles, tels que les matières premières, sont utilisés pour produire des biens tandis que d’autres articles tels que les meubles de bureau ou les unités de stockage sont une partie nécessaire de tout lieu de travail. Les responsabilités d’un responsable des achats incluent de contacter les fournisseurs et d’essayer d’acheter des fournitures au prix le plus bas possible. En règle générale, les gestionnaires ont le pouvoir discrétionnaire de négocier des contrats à court et à long terme et, dans de nombreux cas, les prix dépendent de la durée de ces accords. Dans certains cas, une entreprise peut avoir un responsable des achats qui gère l’ensemble des besoins d’achat de l’entreprise, tandis que dans d’autres cas, les grandes entreprises emploient plusieurs personnes dans ces rôles ; chaque gestionnaire gère l’acquisition d’un type particulier de produit.
Au fil du temps, les besoins d’une entreprise peuvent changer et une augmentation ou une diminution des niveaux de production peut signifier que l’entreprise doit augmenter ou réduire ses achats de stocks. Les responsabilités d’un directeur des achats comprennent l’examen régulier des coûts d’exploitation et des niveaux de stocks pour déterminer si l’entreprise dispose de suffisamment de fournitures pour répondre à ses besoins. Si un département a un excédent de papier, d’encre ou d’un autre type de fournitures de bureau de base, le responsable peut réduire les coûts globaux de l’entreprise en réaffectant ces fournitures à un autre département qui en manque. De plus, si un responsable de service trouve un moyen de réduire les coûts en éliminant le gaspillage, le responsable des achats peut transmettre les détails de ces mesures de réduction des coûts à d’autres superviseurs de service.
Outre la gestion des acquisitions et des approvisionnements, les responsabilités d’un directeur des achats incluent également la supervision des employés. Un seul responsable peut superviser une équipe d’agents d’approvisionnement dont chacun est chargé de négocier des accords avec des fournisseurs spécifiques. Le gestionnaire doit s’assurer que ces personnes comprennent les politiques de l’entreprise et possèdent les compétences interpersonnelles requises pour négocier agressivement au nom de l’entreprise. Les employés qui commandent trop ou trop peu ou qui exécutent mal leur travail peuvent avoir besoin d’un coaching individuel supplémentaire de la part du responsable. Si un travailleur s’avère réticent ou incapable d’améliorer ses performances au travail, le directeur des achats est chargé de discipliner, de licencier et de remplacer cet employé.