La petite caisse est une petite somme d’argent utilisée par les employés d’une entreprise pour les dépenses accessoires inférieures à un certain montant, généralement autour de 50 dollars américains (USD) aux États-Unis. De nombreux agents financiers conviennent que, dans certains cas, il n’est pas rentable — sans parler d’une perte de temps — d’émettre un chèque pour les dépenses des petites entreprises. Certaines utilisations courantes de la petite caisse comprennent l’achat de fournitures de bureau et le paiement des repas, des divertissements, des transports locaux et d’autres frais divers. Il peut également être utilisé pour effectuer des remboursements ou des modifications aux clients. Quelle que soit son utilisation, une documentation est généralement requise pour comptabiliser les fonds afin d’éviter d’éventuels problèmes d’audit.
Parfois appelé compte d’avances, l’argent d’une petite caisse peut être utilisé pour rembourser les employés pour les dépenses passées liées à l’entreprise, ou il peut être mis de côté pour les dépenses prévues. Les fonds sont souvent autorisés à être utilisés pour rendre la monnaie aux clients qui achètent également des biens ou des services de l’entreprise. En outre, la petite caisse est fréquemment dépensée en fournitures de bureau ou en produits de laboratoire, mais elle n’est généralement pas destinée à l’achat de gros articles. Au contraire, il est généralement dépensé en frais accessoires, tels que du papier et des stylos. En outre, de nombreux départements universitaires qui utilisent des sujets humains dans leurs études remboursent les sujets en utilisant une petite caisse.
En général, la plupart des menues dépenses mineures engagées par un employé dans le cadre de ses activités sont admissibles au remboursement de la petite caisse, selon les politiques particulières de l’employeur. Les membres du personnel de certaines entreprises paient souvent des déplacements locaux, y compris un bus, un taxi ou un métro, pour lesquels ils peuvent être remboursés. Les événements de bureau, tels que les réunions du personnel ou les fêtes, peuvent également être financés avec de la petite caisse, tout comme certains repas d’affaires et autres divertissements peu coûteux.
Il existe certaines limitations et exemptions liées à l’utilisation d’un fonds de petite caisse. Par exemple, il n’est généralement pas autorisé à être utilisé comme fonds d’encaissement de chèques ou comme source d’avance sur salaire. Si l’entreprise est située aux États-Unis, certaines exonérations de taxe de vente peuvent également être prises en compte, selon l’État. De plus, le montant d’argent dans un compte de petite caisse peut être augmenté ou diminué selon les besoins, sous réserve des politiques de l’organisation.
Un employé de surveillance de l’entreprise est généralement désigné comme dépositaire des fonds de petite caisse, et le maintien du fonds nécessite une documentation précise à des fins comptables. Par exemple, c’est généralement une bonne idée pour les employés d’utiliser des formulaires de demande et des reçus détaillés lors de la gestion de la petite caisse. Ces formulaires, également appelés bons de petite caisse, sont généralement disponibles dans les magasins de fournitures de bureau.
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