La petite caisse est une petite somme d’argent utilis?e par les employ?s d’une entreprise pour les d?penses accessoires inf?rieures ? un certain montant, g?n?ralement autour de 50 dollars am?ricains (USD) aux ?tats-Unis. De nombreux agents financiers conviennent que, dans certains cas, il n’est pas rentable ? sans parler d’une perte de temps ? d’?mettre un ch?que pour les d?penses des petites entreprises. Certaines utilisations courantes de la petite caisse comprennent l’achat de fournitures de bureau et le paiement des repas, des divertissements, des transports locaux et d’autres frais divers. Il peut ?galement ?tre utilis? pour effectuer des remboursements ou des modifications aux clients. Quelle que soit son utilisation, une documentation est g?n?ralement requise pour comptabiliser les fonds afin d’?viter d’?ventuels probl?mes d’audit.
Parfois appel? compte d’avances, l’argent d’une petite caisse peut ?tre utilis? pour rembourser les employ?s pour les d?penses pass?es li?es ? l’entreprise, ou il peut ?tre mis de c?t? pour les d?penses pr?vues. Les fonds sont souvent autoris?s ? ?tre utilis?s pour rendre la monnaie aux clients qui ach?tent ?galement des biens ou des services de l’entreprise. En outre, la petite caisse est fr?quemment d?pens?e en fournitures de bureau ou en produits de laboratoire, mais elle n’est g?n?ralement pas destin?e ? l’achat de gros articles. Au contraire, il est g?n?ralement d?pens? en frais accessoires, tels que du papier et des stylos. En outre, de nombreux d?partements universitaires qui utilisent des sujets humains dans leurs ?tudes remboursent les sujets en utilisant une petite caisse.
En g?n?ral, la plupart des menues d?penses mineures engag?es par un employ? dans le cadre de ses activit?s sont admissibles au remboursement de la petite caisse, selon les politiques particuli?res de l’employeur. Les membres du personnel de certaines entreprises paient souvent des d?placements locaux, y compris un bus, un taxi ou un m?tro, pour lesquels ils peuvent ?tre rembours?s. Les ?v?nements de bureau, tels que les r?unions du personnel ou les f?tes, peuvent ?galement ?tre financ?s avec de la petite caisse, tout comme certains repas d’affaires et autres divertissements peu co?teux.
Il existe certaines limitations et exemptions li?es ? l’utilisation d’un fonds de petite caisse. Par exemple, il n’est g?n?ralement pas autoris? ? ?tre utilis? comme fonds d’encaissement de ch?ques ou comme source d’avance sur salaire. Si l’entreprise est situ?e aux ?tats-Unis, certaines exon?rations de taxe de vente peuvent ?galement ?tre prises en compte, selon l’?tat. De plus, le montant d’argent dans un compte de petite caisse peut ?tre augment? ou diminu? selon les besoins, sous r?serve des politiques de l’organisation.
Un employ? de surveillance de l’entreprise est g?n?ralement d?sign? comme d?positaire des fonds de petite caisse, et le maintien du fonds n?cessite une documentation pr?cise ? des fins comptables. Par exemple, c’est g?n?ralement une bonne id?e pour les employ?s d’utiliser des formulaires de demande et des re?us d?taill?s lors de la gestion de la petite caisse. Ces formulaires, ?galement appel?s bons de petite caisse, sont g?n?ralement disponibles dans les magasins de fournitures de bureau.
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