Les principaux avantages de la visioconférence sont l’efficacité et le coût. Lors d’une visioconférence, personne n’a à voyager plus loin que son écran d’ordinateur. Les participants peuvent se connecter de n’importe où, et tout ce qui est généralement requis est une technologie informatique de base et une sorte de logiciel de vidéoconférence. Les économies de coûts sont généralement énormes. Non seulement les frais de déplacement et le temps perdu en transit sont conservés, mais les espaces de conférence n’ont pas besoin d’être loués, réservés ou entretenus.
Internet étant devenu de plus en plus omniprésent, l’utilisation de la vidéoconférence en ligne est devenue de plus en plus populaire dans le monde des affaires. La vidéoconférence permet aux entreprises, organisations et autres groupes commerciaux de diffuser leurs conférences en ligne en temps réel. Cela permet une participation beaucoup plus solide, à la fois des participants situés à distance ainsi que des participants locaux qui n’ont peut-être pas le temps de quitter leurs bureaux ou de voyager à travers la ville.
Les premiers jours de la visioconférence ont été marqués par des composants vidéo pour des conférences autrement réelles. Les avantages de ce type de visioconférence restent valables et sont toujours utilisés aujourd’hui. De nombreuses grandes conférences sont diffusées simultanément ou sur le Web dans des versions de streaming en ligne, pour permettre une participation à distance. Les participants qui regardent ces vidéoconférences en ligne peuvent généralement participer en envoyant un e-mail à un modérateur ou via des fonctionnalités de chat interactives sur le site de vidéoconférence.
Les avantages de la visioconférence n’ont fait que croître avec l’évolution de la technologie. Alors que les webcasts sont encore des moyens courants d’utiliser la technologie de vidéoconférence pour intégrer des participants distants, la technologie est également utilisée pour relier exclusivement des participants distants. L’un des principaux avantages des logiciels de visioconférence aujourd’hui est la possibilité d’héberger exclusivement des réunions et des conférences en ligne.
Les systèmes de visioconférence ne sont généralement pas complexes et relativement peu d’équipement de visioconférence est nécessaire pour organiser une réunion en ligne réussie. Tout ce qui est généralement requis est un ordinateur compatible Internet, une caméra Web et une forme de logiciel de vidéoconférence. Il existe généralement un certain nombre de progiciels parmi lesquels choisir, des programmes Web gratuits aux applications plus sécurisées et protégées par mot de passe. Certains programmes de conférence sont capables de transformer les téléphones portables en bureaux mobiles, et la plupart permettent un accès depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet.
L’un des principaux avantages de la visioconférence est la possibilité de rassembler rapidement des personnes provenant d’une diversité de lieux et de fuseaux horaires. La plupart des logiciels créent une « salle de réunion » virtuelle où les participants peuvent se connecter, activer leurs caméras Web, participer et interagir les uns avec les autres comme s’ils étaient tous dans la même pièce. Les vidéoconférences peuvent être conçues sous forme de tables rondes ou de présentations par une ou plusieurs personnes. La plupart du temps, les participants peuvent visiblement discuter entre eux par vidéo et ne sont pas relégués aux salons de discussion ou à la correspondance par courrier électronique. Les participants peuvent également facilement télécharger et télécharger des documents au cours d’une vidéoconférence.
Un autre avantage de la visioconférence est la possibilité d’archiver les débats. La plupart du temps, les vidéoconférences peuvent être enregistrées, sauvegardées et examinées ultérieurement. Cela permet aux entreprises d’avoir un enregistrement de tout ce qui a été entrepris ou décidé lors d’une réunion sans avoir à désigner un participant comme secrétaire ou enregistreur.
De plus en plus d’entreprises préfèrent les vidéoconférences aux conférences traditionnelles, à la fois pour économiser de l’argent et pour augmenter la productivité de leurs employés. Avec cela, plus de personnes sont souvent en mesure de participer, à peu ou pas de frais pour quiconque. Alors que quelque chose est perdu en l’absence de véritables rencontres en face à face, pour les entreprises ayant des bureaux dans plusieurs villes ou même plusieurs pays, les avantages de la visioconférence sont difficiles à battre.