La budgétisation de base zéro représente un processus dans lequel une entreprise ou un organisme gouvernemental créera un budget avec des limites spécifiques sur une base annuelle. Ceci est différent de la budgétisation incrémentielle, dans laquelle un budget des années précédentes est utilisé et une augmentation en pourcentage est ajoutée aux limites du plafond. La budgétisation de base zéro commence chaque catégorie à zéro et fournira une limite de dépenses basée sur les dépenses nécessaires de l’entreprise ou de l’agence gouvernementale. Les avantages comprennent une restriction accrue, des droits réduits et des discussions budgétaires ouvertes. Les inconvénients peuvent être une augmentation du temps de planification des budgets ou une solution inappropriée aux problèmes de dépenses.
Imposer des restrictions sur le processus budgétaire peut aider à garantir qu’aucun gaspillage n’entre dans le budget. Souvent appelé « slack » budgétaire, le gaspillage augmente le plafond des dépenses budgétaires pour certaines catégories. Les gestionnaires peuvent « améliorer » leurs performances budgétaires en n’atteignant pas cette limite de dépenses. Cela se produit parce que le gestionnaire n’a pas l’intention de dépenser le montant d’argent indiqué dans le budget, créant un faux sentiment de performance. La budgétisation de base zéro augmente les contraintes sur ce comportement, car les gestionnaires devront fournir des dépenses documentées pour chaque domaine.
La réduction des droits est un autre avantage de la budgétisation de base zéro. De nombreux organismes gouvernementaux ont des augmentations annuelles des programmes d’admissibilité qui nécessitent des augmentations budgétaires correspondantes. Cela peut entraîner des dépenses excessives avec peu d’analyses effectuées pour déterminer si le programme d’admissibilité fonctionne efficacement. Partir de zéro chaque année pour le processus budgétaire oblige une analyse du programme à déterminer de combien d’argent le programme a besoin pour rester à flot. Seules les augmentations justifiées seront prises en compte lors de la fixation des limites budgétaires actuelles chaque année.
Les deux avantages précédents conduisent au troisième avantage de la budgétisation de base zéro : une discussion ouverte. Lorsque des membres d’une entreprise ou d’un gouvernement doivent discuter activement des restrictions ou des limites de dépenses annuelles, des discussions et des débats s’ensuivent généralement. Cela permet à chacun d’avoir son mot à dire dans le processus budgétaire, y compris les employés de niveau inférieur. Une discussion plus ouverte peut également conduire à des améliorations du budget et à une réduction des dépenses liées à la mise en œuvre de nouvelles idées.
Les inconvénients spécifiques du processus de budgétisation de base zéro incluent une grande quantité de temps passé à budgétiser et des solutions longues à des problèmes simples. Permettre une discussion ouverte pour le processus budgétaire peut également amener tout le monde à avoir une divergence d’opinion. Cela peut conduire à des arguments et à des débats qui nuisent à la création effective d’un budget. Les querelles au sujet de projets pour animaux de compagnie sont un exemple de problèmes de discussion ouverte dans le processus budgétaire.
La création d’un processus budgétaire majeur pour des problèmes simples peut également être un problème. Toutes les questions commerciales n’exigeront pas un budget, et de simples décisions démesurées peuvent conduire à une inclusion dans la discussion budgétaire. Cela allongera et détournera l’attention de la recherche d’une solution de dépense simple pour un problème.