Également appelés centres de coûts, les pools de coûts sont des groupes de coûts associés qui sont tous liés à un produit ou à un service spécifique d’une manière ou d’une autre. De nombreuses entreprises ainsi que des établissements d’enseignement supérieur utilisent le pool de coûts pour suivre les dépenses liées à un projet ou à un département spécifique. L’idée derrière le pool est d’associer les coûts directs et indirects à un inducteur de coûts particulier, ce qui permet de déterminer beaucoup plus facilement le montant total des dépenses impliquées dans le fonctionnement du département ou la réalisation d’un projet donné.
Bien que la structure exacte d’un pool de coûts varie, la plupart des organisations préfèrent créer des séquences numériques qui peuvent ensuite être affectées à un projet spécifique. Souvent, le pool de coûts individuel aura jusqu’à dix chiffres dans la séquence, avec certains groupes de ces chiffres utilisés pour se rapporter au projet. Par exemple, les quatre premiers chiffres du pool de coûts peuvent identifier un département spécifique qui travaille sur le projet, tandis que les deux suivants identifient le projet lui-même. Les quatre derniers chiffres seraient liés à un sous-groupe spécifique de dépenses associées au projet, comme les frais de communication.
La création d’un pool de coûts permet d’associer rapidement une dépense au bon service et au bon projet. Pour cette raison, il n’est pas rare qu’un client commercial fournisse à un fournisseur un centre de coûts ou un numéro de pool spécifique à référencer sur la facture des biens ou services fournis. La séquence de caractères qui composent le pool fournit au service comptable les informations nécessaires pour imputer les coûts au bon poste dans les enregistrements comptables.
Un pool de coûts peut être utilisé pour suivre tout ensemble de dépenses souhaité. Par exemple, un directeur national des ventes pourrait affecter des centres de coûts ou des pools à chacune des régions de vente sous sa juridiction, ce qui permet de ventiler les dépenses de division en fonction de la zone géographique. Les pools de coûts peuvent également être utilisés pour identifier des groupes de dépenses spécifiques liés à un seul projet, ce qui permet d’identifier facilement combien a été dépensé en fournitures de bureau, ce qui a été dépensé pour les besoins en télécommunications comme les conférences téléphoniques, et quelle part du budget du projet a été consacrés à la réalisation d’enquêtes auprès des consommateurs.
Lorsqu’il est utilisé au mieux, un pool de coûts simplifie grandement la tâche comptable. La séquence de caractères permet d’associer facilement diverses dépenses à un projet donné, sans qu’il soit nécessaire de passer beaucoup de temps à rechercher comment appliquer la charge. Tant que le service comptable sait quel centre a été affecté à quel service ou projet, il est possible d’appliquer les charges rapidement et efficacement.