Les différents types de format de proposition utilisés dépendent de l’industrie et de ses exigences uniques. Quatre formats généraux sont utilisés lors de la création d’une proposition commerciale : devis de services, réponse à une demande de proposition, proposition de services commerciaux et proposition de construction. Ces différents formats de proposition sont conçus pour fournir une structure aux entreprises qui souhaitent être considérées pour un contrat spécifique. Les formats ne sont pas réglementés et peuvent donc varier légèrement selon les entreprises, en fonction de leurs exigences.
Le format de la proposition initiale est fourni par le client potentiel, qui a émis la demande de proposition (RFP). Ce document est utilisé pour fournir des spécifications détaillées à un large éventail de fournisseurs. Il incombe au fournisseur d’examiner la DP, de déterminer s’il est en mesure de répondre aux exigences du client et de préparer une réponse. Toutes les propositions et réponses sont faites par écrit et font partie de l’accord contractuel légal entre un fournisseur et un client.
L’offre de services comprend les antécédents de l’entreprise de services, une réponse détaillée au document d’appel d’offres. Ce document comprend une liste détaillée des services que l’entreprise peut fournir et de tous les services qui seraient fournis par un sous-traitant. En règle générale, les propositions de service comprennent une section sur les exigences de service actuelles, le contrat de service en cours et le contrat de niveau de service (SLA). Le SLA contient une liste des services exacts à fournir et à quel niveau d’expertise. Les dates de disponibilité des ressources, les copies de curriculum vitae, les témoignages de clients et les références sont également courants dans ce type de format de proposition.
Une réponse au format de proposition de RFP est généralement dictée par la RFP elle-même. La section détaillée de la réponse doit être formatée pour correspondre à la DP réelle. Le but de ce type de formatage est de s’assurer que les clients peuvent facilement comparer leur demande à la réponse, en notant les écarts ou les questions sur une base détaillée.
Le format de proposition de services commerciaux est plus typique d’une présentation de vente. Il n’est pas rare que la proposition soit une combinaison de réunions et de réponse écrite. Les brochures de service, les aperçus généraux et les références d’anciens clients constituent le matériel principal dans ce format. Il est important de noter que les prix et les détails de livraison sont généralement des éléments négociables, plusieurs itérations étant nécessaires avant la préparation d’un contrat final.
Les propositions de construction sont des documents très détaillés et comprennent toujours des plans, des documents de spécification et des échéanciers détaillés. En plus de ce niveau de détail, il y a souvent un rendu d’artiste du produit proposé, ou un modèle en trois dimensions pour aider les clients à visualiser le résultat final.
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