Le suivi du connaissement est utilisé pour fournir l’état actuel des envois envoyés par bateau, train de marchandises, transport aérien et terrestre. Les entreprises et les particuliers utilisent des systèmes de suivi pour vérifier si un envoi a atteint son destinataire prévu ou pour récupérer l’heure d’arrivée estimée. La plupart des systèmes de suivi sont pilotés par des serveurs de bases de données informatisés, des appareils de numérisation portables et des outils d’état basés sur le Web. Le connaissement peut être retracé par un numéro de connaissement (BL), un numéro de conteneur, le nom du navire ou un numéro de réservation.
Le BL ou numéro d’expédition est l’un des types de suivi des connaissements les plus couramment utilisés. Ce numéro est généralement attribué par un ordinateur lorsqu’une facture d’expédition est générée. Le numéro est inclus sur l’étiquette d’expédition et peut être affiché visuellement sous la forme d’un code-barres qui est scanné par des ordinateurs de poche. Chaque fois que l’envoi passe par un centre de distribution ou est placé sur un véhicule de transport, le code-barres est scanné pour fournir une mise à jour.
Les compagnies maritimes et les transporteurs utilisent généralement un numéro BL comme moyen de donner à un seul envoi ou colis un identifiant unique. Lorsque les marchandises sont commandées et expédiées en vrac, elles peuvent être regroupées dans des conteneurs séparés. Par exemple, des pièces automobiles peuvent être transportées sur un navire maritime qui doit livrer plusieurs conteneurs à un même port. Un réseau de chaîne d’approvisionnement est souvent en mesure de déterminer quand la commande d’un client arrivera en suivant le numéro de conteneur auquel les marchandises sont attribuées.
Les marchandises et les expéditions peuvent également être suivies par le nom du transporteur ou du véhicule. Avec ce type de suivi du connaissement, le nom ou le numéro du véhicule transportant un groupe particulier d’expéditions est utilisé. Par exemple, le nom d’un navire ou un numéro de vol peut être entré dans le système de suivi pour obtenir un état actuel. La plupart des systèmes de suivi informatisés indiquent qui est actuellement en possession de l’envoi, y compris le nom du transporteur et le numéro du conducteur du véhicule.
Les numéros de réservation sont un type de suivi du connaissement utilisé dans certains pays et régions. Ils sont similaires à un BL ou un numéro de suivi qui identifie les colis individuels. Les numéros de réservation et de BL peuvent contenir une série de chiffres et de lettres et sont rarement réutilisés. Ils offrent aux entreprises un moyen pratique de vérifier qu’un destinataire a reçu une commande et d’éviter les pertes financières dues aux réclamations de marchandises perdues.
La majorité des transporteurs maritimes fournissent des applications Web qui permettent aux clients de vérifier l’état actuel d’un envoi en ligne. Ces outils sont une partie importante d’un système de suivi des connaissements car ils génèrent automatiquement des statuts par numéro ou par nom. Certaines entreprises commencent à incorporer la technologie RFID (identification par radiofréquence) aux systèmes de suivi de la distribution, ce qui élargit l’idée d’utiliser des numéros d’identification uniques pour suivre l’emplacement des marchandises.