Les meilleurs conseils pour la planification d’urgence en cas de catastrophe sont d’analyser et de se préparer au pire des cas grâce à l’organisation et au travail d’équipe. Il faudra souvent de nombreux services différents dans une entreprise pour se préparer adéquatement à des situations spécifiques. Bien que des catastrophes telles qu’un tremblement de terre ou une panne de courant puissent ne pas se produire, l’objectif de la planification d’urgence est d’être préparé au cas où quelque chose se produirait. L’un des conseils les plus utiles en matière de planification d’urgence en cas de catastrophe pour les entreprises est que la personne qui coordonne le projet crée un comité.
La présence d’employés bénévoles au sein d’un comité de planification d’urgence en cas de catastrophe aide les travailleurs à s’impliquer et attire l’attention sur l’importance du projet. L’affectation d’employés bénévoles à la tête de sous-groupes tels que l’eau, les aliments d’urgence et les fournitures de sécurité peut aider à créer une équipe efficace. Des réunions régulières avec les rapports des sous-chefs doivent être incluses pour que la planification des catastrophes soit continue et efficace. Le coordinateur du projet doit être en mesure de donner des instructions claires aux membres du comité ainsi que de surveiller leurs progrès et de faire des ajustements si nécessaire.
Pour que la planification d’urgence en cas de catastrophe ait des avantages maximums, chaque situation de crise imaginable doit être anticipée. Gardez à l’esprit des situations spécifiques pour rendre les fournitures et les actions beaucoup plus ciblées et efficaces. Par exemple, si le groupe se prépare à une panne de courant en hiver, des couvertures chaudes devront être collectées comme fournitures d’urgence lorsque le chauffage électrique est éteint. Pour une panne de courant en été, ces mêmes couvertures peuvent être utilisées comme sièges ou pour bloquer le soleil des fenêtres.
Les rapports des réunions du comité de planification d’urgence en cas de catastrophe pourraient ensuite être distribués aux différents départements d’une société ou d’une autre entreprise. Le leader devra s’assurer que les chefs de service sont conscients de leur rôle dans la planification d’urgence en cas de catastrophe, par exemple qui traitera les réclamations d’assurance. S’assurer que le montant de l’assurance est suffisant pour couvrir l’indemnisation des employés, les dommages matériels et l’interruption de temps de l’entreprise sont d’autres problèmes ministériels ou de la haute direction qui devraient être résolus lors de la planification des catastrophes d’urgence. Les brochures et autres informations des agences gouvernementales peuvent également être utiles pour les planificateurs d’urgence en cas de catastrophe.