La comptabilité de gestion de projet suit les coûts de projets ou de processus commerciaux spécifiques. Ce type de comptabilité relève de la méthode standard de comptabilité analytique des commandes de travail. Les rapports financiers individuels fournis par la comptabilité de gestion de projet indiquent si le projet respecte le budget, a des dépassements de coûts importants ou ne parvient pas à atteindre d’autres objectifs financiers fixés par la direction.
Le coût des commandes de travail suit tous les coûts associés à des projets individuels spécifiques. Les entreprises utilisent des projets pour suivre le succès des activités individuelles de leur entreprise. Ces projets sont souvent dirigés par des chefs de projet qui ont besoin d’informations sur la performance financière.
Les entreprises utilisent le calcul des coûts de commande pour suivre les matériaux directs, la main-d’œuvre directe et les frais généraux de fabrication. Chaque élément utilisé dans un projet a un compte spécifique dans le grand livre. Les comptables enregistreront les coûts de chaque projet chaque fois qu’un article est utilisé. Le total de ces coûts représente le coût actuel du projet.
Certaines entreprises peuvent séparer les coûts en catégories pour comprendre quel domaine est le résultat de dépassements de coûts. Par exemple, lorsque les projets prennent du retard, il faut souvent plus de personnel pour mettre le projet à jour. Les comptables alloueront donc plus de coûts de main-d’œuvre directs au projet, augmentant ainsi le coût global total du projet.
Quelques industries sont plus remarquables pour l’utilisation de la comptabilité de gestion de projet, y compris les entreprises de construction, de fabrication et d’infrastructure. Par exemple, un constructeur d’avions peut utiliser un système de comptabilité de gestion de projet basé sur le coût standard des commandes de travail. Si l’entreprise prend des commandes spéciales d’avions, elle devra créer un système comptable distinct pour chaque commande spéciale. Tous les coûts utilisés sur le projet doivent être répartis en conséquence. Le fait de ne pas gérer les coûts du projet entraînera vraisemblablement une baisse des bénéfices, car le constructeur de l’avion pourrait ne pas être en mesure d’augmenter le prix de son offre initiale pour le projet.
La comptabilité de gestion de projet est souvent sujette à la fraude et aux fausses informations. Les entreprises qui ont plusieurs projets en cours à la fois peuvent allouer les coûts d’un projet à l’autre. Cela permet à l’entreprise de déplacer les dépassements de coûts entre différents projets afin de montrer un profit sur un projet spécifique. Cela représente une fraude, car chaque projet aura des coûts associés qui ne reflètent pas fidèlement les matériaux ou les travaux utilisés dans le cadre du projet. Un examen de la direction est souvent nécessaire pour approuver les commandes de matériaux ou de main-d’œuvre, ce qui peut aider à garantir que les chefs de projet n’ont pas le dernier mot sur la commande d’articles à utiliser sur le projet et tentent de masquer les coûts.