La comptabilité de paie est un processus qui se produit dans toutes les entreprises et se concentre sur la gestion financière des informations de paie d’une entreprise. Les comptables enregistreront les informations relatives aux salaires, primes et commissions des employés; Les comptables enregistreront et déclareront également les taxes liées à ces informations dans le grand livre. Les commis à la paie et les gestionnaires sont responsables de fournir ces informations à la comptabilité, ainsi que de conserver les documents nécessaires pour répondre aux exigences légales de présentation des dossiers d’emploi exacts. La comptabilité de paie est souvent distincte du bureau de comptabilité ordinaire car les informations sont très sensibles et ne peuvent pas être vues par plusieurs employés.
Les entreprises auront souvent un bureau de paie qui répond à toutes les exigences légales pour l’embauche d’employés. Les informations relatives aux vérifications des antécédents, aux tests de dépistage de drogue, aux contrats de travail, aux accords sur les avantages sociaux, aux concessions salariales et à d’autres informations relèvent souvent de lois spécifiques sur les ressources humaines. Le fait de ne pas tenir des registres d’emploi précis peut entraîner de lourdes amendes ou d’autres sanctions en cas de non-respect des lois et règlements. Certaines entreprises peuvent faire appel à des comptables pour vérifier les processus de comptabilité de la paie au bureau des ressources humaines. Cet audit permet de s’assurer qu’aucune violation de la législation en vigueur en matière de ressources humaines n’est présente dans l’entreprise.
Les entrées pour l’enregistrement des chiffres de la masse salariale sont assez simples. Dans l’environnement technologique d’aujourd’hui, de nombreuses saisies se font en temps réel à l’aide de directives préprogrammées dans le progiciel comptable de l’entreprise. Les comptables du service de comptabilité de la paie examineront ensuite les écritures pour s’assurer qu’aucune erreur ne s’est produite lors du traitement automatique. L’entrée de base débitera les charges salariales pour les salaires et traitements de chaque employé et créditera la masse salariale à payer. L’entreprise peut avoir des comptes séparés qui définissent des groupes de paie spécifiques. Une fois le paiement effectué, le système débitera la paie à payer et créditera les espèces. Ces écritures — en termes de débits et de crédits — sont également les mêmes pour les comptes de charges sociales.
La comptabilité des salaires exige souvent des entreprises qu’elles versent les taxes sur les salaires à l’agence gouvernementale appropriée sur une base programmée. Les comptables devront remplir les formulaires appropriés et faire un chèque à l’agence pour ces taxes, souvent sur une base trimestrielle. Les grandes agences gouvernementales peuvent avoir un système de dépôt en ligne pour transférer cet argent en ligne si nécessaire. Les comptables devront rapprocher ces comptes pour s’assurer que tout l’argent déposé sur le compte ira à l’agence appropriée. Les soldes débiteurs ou créditeurs suspendus indiquent un problème interne avec le système de comptabilité de la paie. Les comptables devront alors ajuster les chiffres ou les pourcentages de retenue pour corriger ce problème.