Une planification fluide du flux de travail peut augmenter la rentabilité d’une entreprise et se traduire par un lieu de travail plus efficace. Le premier conseil pour obtenir une planification optimale du flux de travail est de définir avec précision les processus impliqués dans le flux de travail. Parfois, ces processus fonctionnent déjà dans le schéma de production actuel. Dans d’autres cas, un processus doit être défini pour la première fois. Définir un processus implique de disséquer et d’énumérer chaque action effectuée par des moyens mécanisés et par du personnel. Ce n’est qu’en comprenant l’interaction des actions impliquées que l’on peut améliorer l’efficacité du processus.
Au sens technique du terme, un processus est une séquence de tâches liées chronologiquement et entreprises collectivement pour ajouter de la valeur en transformant une ressource en un résultat. Cette sortie peut être utilisée par la suite dans un autre processus et ainsi de suite, car chaque étape ajoute de la valeur au résultat final. Un exemple de tâche de workflow peut être un employé révisant un bon de commande. Un processus comprendrait, par exemple, toutes les tâches liées à l’achat d’un article. Si chaque processus est correctement défini, l’ensemble de l’interaction de la production utilisant à la fois des machines et des personnes atteindra un niveau de productivité plus élevé.
Dans une certaine mesure, les meilleurs conseils de planification de flux de travail dépendent du type de flux de travail planifié. Dans de nombreux cas, un conseil important est d’investir dans la technologie de gestion de documents, qui peut éliminer ou réduire le nombre de fois qu’un morceau de papier doit être manipulé par le personnel. Dans le même temps, des gains d’efficacité sont également réalisés en évitant le temps passé à rechercher des documents égarés. La numérisation de la documentation pour entrée dans un ordinateur n’augmente pas nécessairement l’efficacité du flux de travail, en particulier si ces processus électroniques reproduisent les mêmes inefficacités qui se sont produites dans le traitement des copies papier.
Une autre astuce consiste à planifier avec soin lors de l’installation d’un nouveau système logiciel de gestion de projet. Accordez suffisamment de temps de formation au personnel. Mettre fin à une opération entière pendant une semaine afin de former le personnel à une nouvelle série de processus peut sembler extrême. Si cela se traduit par des employés correctement formés et à l’aise avec le nouveau système de planification des flux de travail, cela peut être un investissement judicieux amorti au fil du temps.
Un conseil général qui s’applique à de nombreux éléments de l’entreprise, et pas seulement à la planification du flux de travail, consiste à investir dans une culture d’entreprise qui permet aux travailleurs de se considérer comme des éléments essentiels du processus de flux de travail. L’importance de la communication dans la planification du flux de travail est essentielle pour éviter la dégradation d’un processus, car la culture humaine a un impact considérable sur la façon dont la planification du flux de travail fonctionnera réellement dans le monde réel. Ce qui semble optimal dans un schéma peut évoluer et changer de manière inattendue, en raison du facteur humain sur le lieu de travail.
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