La gestion de la paie est le processus utilisé par les entreprises pour rémunérer les travailleurs pour leur travail. Ce processus comprend également les retenues à la source telles que le revenu, la sécurité sociale et le chômage, ainsi que les saisies-arrêts. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel commercial ou comptable informatisé pour les aider dans cette fonction commerciale. Les gestionnaires de la paie et les commis du service des ressources humaines conservent généralement les dossiers des employés dans lesquels l’entreprise a des dossiers écrits à l’appui des déductions retenues sur le chèque de paie de l’employé.
Les entreprises développent généralement des systèmes de gestion de la paie standard pour s’assurer que tous les employés remplissent les documents nécessaires pour travailler dans une entreprise. Ces informations contiennent des informations personnelles relatives à l’identification nationale, au lieu de résidence, à la documentation de l’expérience et aux documents fiscaux d’un individu. La paperasse peut concerner des agences gouvernementales fédérales, étatiques ou locales. Les entreprises doivent conserver ces documents dans leur système de gestion de la paie pendant tout le temps que l’employé travaille pour l’entreprise et pendant plusieurs années après que l’entreprise ou l’employé a mis fin à la relation de travail.
De nombreux progiciels ou applications de gestion et de comptabilité contiennent des modules de paie que les entreprises peuvent utiliser pour la gestion de la paie. Ces modules peuvent aider à automatiser les systèmes qui calculent les charges sociales et les saisies sur salaire. La plupart des progiciels et applications sur le marché permettent aujourd’hui aux entreprises de mettre à jour leurs modules de paie chaque fois que des modifications sont apportées aux lois sur les charges sociales. Cela fait gagner du temps à l’entreprise, surtout si l’entreprise possède plusieurs sites nationaux ou internationaux. Ces modules peuvent également aider les entreprises à séparer leurs systèmes de gestion de la paie par classe de travailleurs, telle que le salaire, l’heure ou d’autres classifications.
Les propriétaires d’entreprise doivent consulter un avocat pour s’assurer que leurs systèmes de gestion de la paie incluent toute la documentation pertinente pour l’embauche de travailleurs, la conservation des informations sur la paie et le licenciement des employés. La paperasse juridique liée à la gestion de la paie peut rapidement devenir fastidieuse et nécessiter beaucoup de temps et d’efforts pour se tenir au courant. Les propriétaires qui ne tiennent pas à jour les registres de paie peuvent s’exposer à des sanctions sévères de la part des agences gouvernementales concernant les informations de paie. Non seulement cela peut coûter aux propriétaires de gros capitaux, mais cela peut également forcer les petites entreprises à la faillite.
Les petites entreprises ou les propriétaires peu expérimentés en matière de paie peuvent sous-traiter ce processus à un tiers. Bien que l’externalisation de la paie ne dégage pas entièrement la responsabilité de l’entreprise, elle peut aider les propriétaires à éviter de remplir la majorité des documents relatifs à la paie. Les processeurs tiers offrent également aux entreprises la possibilité d’effectuer des vérifications des antécédents ou de la solvabilité des employés potentiels, ce qui peut aider à limiter ou à interdire les problèmes futurs des travailleurs sournois ou mécontents.