De nombreuses organisations dépendent des dons de particuliers et d’entreprises pour couvrir leurs dépenses d’exploitation, ce qui fait de la relation entre l’organisation et le donateur une priorité importante. Ces groupes s’appuient fréquemment sur des systèmes de gestion des donateurs pour maintenir le contact avec les donateurs et maximiser les dons. La gestion des donateurs comprend généralement l’ensemble du processus d’identification d’un donateur potentiel, de persuader le prospect de faire un don, puis d’encourager le donateur à poursuivre son soutien financier. Les groupes qui reçoivent un montant important de revenus grâce à des dons utilisent souvent les services de consultants ou de spécialistes en collecte de fonds, ainsi que des progiciels de gestion des donateurs, pour augmenter ou maintenir les niveaux de contribution. Depuis l’avènement d’Internet, ces progiciels sont devenus de plus en plus sophistiqués, offrant une gamme de fonctionnalités qui, combinées à l’expertise d’un expert en collecte de fonds averti, peuvent augmenter considérablement le montant d’argent donné à une cause ou à un organisme.
La collecte de fonds d’une organisation peut être une tâche énorme, car elle consiste généralement à persuader un individu ou un représentant d’une entreprise de donner de l’argent à un groupe sans attente de remboursement. Bien qu’il y ait un énorme facteur humain dans la culture des donateurs, comme le contact personnel avec les principaux donateurs est un élément crucial des campagnes de collecte de fonds réussies, le processus nécessite également une structure. Une bonne gestion des donateurs intègre un système par lequel le contact avec les donateurs est constamment surveillé et évalué pour permettre le développement de la meilleure approche pour traiter avec les donateurs individuels et encourager les contributions continues. Ces approches peuvent inclure l’offre d’incitations à faire un don, telles que des invitations à des événements, des primes ornées du logo de l’organisation, ainsi que d’autres avantages et privilèges pour des contributions généreuses. En outre, la gestion des donateurs implique souvent de reconnaître publiquement les donateurs en les nommant dans les publications du groupe ou en incluant leur nom sur un mur physique des donateurs au siège de l’organisation.
En raison de la complexité de gérer des centaines voire des milliers de relations avec des contributeurs financiers, de nombreuses organisations investissent dans un logiciel de gestion des donateurs. Ces progiciels varient en fonctionnalités, mais intègrent généralement des bases de données qui incluent des informations sur les donateurs et un historique des contacts avec la possibilité de suivre le modèle de don d’un donateur. Les employés et les consultants responsables de la gestion des donateurs peuvent se référer à ces informations lorsqu’ils prennent des décisions concernant des campagnes ciblées ou s’engagent dans une communication directe avec des donateurs individuels. D’autres fonctionnalités souvent incluses dans ce type de logiciel incluent des capacités de gestion des contacts qui permettent aux groupes de mener des campagnes de publipostage par courrier électronique ou postal ou d’identifier les bons moments pour appeler un donateur au téléphone. Certains forfaits incluent même des outils de collecte de fonds en ligne, tels qu’un système back-end qui peut être connecté au site Web de l’organisation pour encourager les dons en ligne.
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