La gestion des marchés publics est le processus d’administration d’un accord de fourniture de biens ou de services entre une partie privée et une entité gouvernementale afin de se conformer aux exigences en matière de dépenses, d’embauche, de tenue de dossiers et d’audit telles que prescrites par le contrat. Ces contrats comportent généralement d’importantes restrictions juridiques sur l’utilisation des fonds publics concernant la manière dont l’argent est dépensé et la manière dont une partie contractante peut opérer. Des sanctions civiles et pénales sévères peuvent résulter d’une mauvaise utilisation, d’une mauvaise gestion ou d’un détournement de fonds publics. La gestion des contrats vise à s’assurer qu’il y a une personne versée dans les légalités et qui tient des registres appropriés pour prouver la conformité en cas d’audit.
Une entreprise ou un particulier peut conclure un contrat avec n’importe quelle entité gouvernementale dans n’importe quelle juridiction tant que le gouvernement est autorisé à contracter des biens et services du secteur privé. Aux États-Unis, une entreprise peut passer un contrat avec les gouvernements fédéral, étatique ou municipal, à condition que l’entreprise passe d’abord par le processus de devenir un fournisseur agréé auprès de chaque autorité gouvernementale. Les marchés publics sont généralement considérés comme une source sûre de revenus en raison de la faible probabilité que le gouvernement manque à son obligation de payer, mais les exigences pour administrer un marché public sont si exigeantes que de nombreuses petites entreprises n’ont pas la capacité de se conformer avec les obligations légales et comptables.
La principale préoccupation de la gestion des marchés publics est la conformité. Chaque contrat a ses propres paramètres dérivés des buts et objectifs publics liés à l’argent. Par exemple, un contrat de gouvernement municipal peut exiger qu’au moins 50 pour cent des personnes travaillant sur le contrat viennent des communautés locales. Un contrat d’enseignement public peut inclure des paramètres de performance, tels que l’atteinte d’un certain taux de réussite. Ces exigences spécifiques au contrat doivent être suivies et documentées, et certains contrats exigent des rapports périodiques sur les progrès accomplis vers ces objectifs.
En plus des exigences particulières, un contrat gouvernemental comprend l’obligation implicite de se conformer à la réglementation de ce gouvernement concernant l’utilisation des fonds publics. Par exemple, un fournisseur du gouvernement fédéral aux États-Unis ne peut pas faire de discrimination lors de l’embauche et doit se conformer aux normes fédérales en matière de sécurité au travail. Une entreprise qui a plusieurs contrats dans plusieurs juridictions a, en effet, plusieurs clients avec plusieurs comptes, et chaque client et compte a des besoins différents. Chacune nécessite des services de gestion des comptes clients, qui, dans ce contexte, sont la gestion des marchés publics.
Un administrateur de contrats n’a pas besoin d’avoir une formation juridique, bien que cela puisse être particulièrement utile. La gestion des marchés publics est souvent décomposée en responsabilités juridiques et comptables. Le domaine juridique garantit le respect des conditions contractuelles, telles que l’embauche, les normes de sécurité ou les exigences en matière d’assurance. Les responsabilités comptables consistent notamment à s’assurer que la dépense des fonds est conforme au budget ou à la proposition de prix qui a été soumise pour obtenir le contrat, et que l’argent du gouvernement n’est pas mélangé et est dépensé uniquement pour les dépenses autorisées dans les montants autorisés.