Un grand livre des dépenses est un document utilisé par les comptables et les comptables pour détailler les dépenses engagées par une entité ou un individu. En règle générale, un registre des dépenses détaille les transactions qui se produisent avec une période de temps spécifique telle qu’une semaine, un mois, un trimestre ou une année. Dans de nombreux pays, les entreprises sont tenues par la loi de tenir des registres de dépenses afin que le gouvernement puisse prévenir et détecter les activités illégales telles que le blanchiment d’argent ou le détournement de fonds d’entreprises.
Ceux-ci peuvent prendre la forme d’un livre, d’une seule feuille de papier ou d’un document en ligne ou d’une application logicielle. Un grand livre de dépenses est normalement présenté dans une feuille de calcul avec une série d’en-têtes répertoriés en haut du document qui décomposent la transaction financière en un certain nombre de sections. En règle générale, les différentes sections d’un grand livre enregistrent des informations telles que le type de paiement effectué, le nom du destinataire du paiement et la date d’une transaction. Le grand livre comprend également généralement un emplacement pour les numéros de facture à enregistrer avec les numéros de talon de chèque des codes de référence pour les paiements électroniques.
Un grand livre doit inclure un total des dépenses courantes et celui-ci apparaît normalement sur chaque ligne à côté de chaque dépense enregistrée. Le comptable compare généralement le total des dépenses mis à jour avec les dépenses répertoriées sur les relevés bancaires pour s’assurer que les transactions sont enregistrées avec précision. Dans certains cas, une transaction peut apparaître dans le grand livre bien avant d’apparaître sur le relevé bancaire, car le traitement des chèques et autres types de transactions peut prendre plusieurs jours. Le comptable est généralement chargé d’examiner les transactions en cours jusqu’à ce que tous les éléments aient été compensés par la banque.
Dans certains pays, les propriétaires d’entreprise et les particuliers peuvent réclamer certains types de dépenses à titre de déductions fiscales. En règle générale, les autorités fiscales exigent une sorte de preuve pour étayer ces allégations. Par conséquent, des copies du livre des dépenses ainsi que des pièces justificatives telles que des reçus et des factures sont parfois soumises aux autorités fiscales. Dans certains pays, les agents des impôts peuvent contrôler les contribuables pour les années d’imposition précédentes. Par conséquent, il existe des lois dans de nombreux pays qui obligent les gens à conserver les documents financiers tels que les registres pendant un certain nombre d’années.
À l’occasion, des entreprises et des particuliers peuvent être impliqués dans des différends concernant des paiements en souffrance. Un chèque perdu ou un paiement électronique mal acheminé peut empêcher un fournisseur de services de recevoir le paiement. Les propriétaires d’entreprise et les particuliers qui tiennent un registre des dépenses peuvent facilement résoudre ces problèmes en fournissant des informations au service fourni, telles que le montant du paiement et la date à laquelle le paiement a été effectué. Les teneurs de livres peuvent rencontrer des problèmes juridiques avec les autorités fiscales et d’autres fournisseurs lorsque les paiements sont perdus ou mal acheminés et que les livres de dépenses ne sont pas tenus.