La prise de rendez-vous consiste simplement à appeler autant de personnes que possible, à les qualifier de client potentiel et à leur demander de fixer un rendez-vous avec un vendeur ou un représentant. Les professionnels et les hommes d’affaires ne veulent pas perdre de temps ou d’argent à rencontrer des gens qui n’ont pas l’intention d’acheter leur produit ou service. Ces entreprises comptent sur les preneurs de rendez-vous pour s’assurer que le temps n’est pas perdu. La prise de rendez-vous commence par appeler les personnes dont les noms apparaissent sur une liste de prospects et déterminer si une réunion est nécessaire pour fournir plus d’informations, réaliser une vente ou faire un suivi. Les services professionnels de prise de rendez-vous peuvent constituer l’une des méthodes les moins coûteuses par lesquelles les entreprises peuvent générer des prospects et qualifier des clients potentiels.
Les prospects à froid peuvent être l’une des tâches les plus difficiles pour un professionnel. Même si cela peut être difficile, ces appels doivent être faits pour que certaines entreprises soient rentables. Les preneurs de rendez-vous professionnels se présentent comme des spécialistes du démarchage téléphonique. Ils contactent les personnes sur une liste qui peut contenir des centaines ou des milliers de noms. Les compétences nécessaires pour ce poste comprennent la persévérance, la convivialité et la persuasion. Le responsable du rendez-vous doit également être en mesure de traiter efficacement toute objection. La plupart des preneurs de rendez-vous travaillent jusqu’à huit heures ou plus par jour pour appeler des prospects, poser quelques questions de qualification et organiser une réunion pour que quelqu’un d’autre fasse un suivi.
Le processus réel de prise de rendez-vous commence par une liste de contacts et de numéros de téléphone. En utilisant des critères de qualification très larges, des centaines de milliers de noms peuvent se retrouver sur cette liste d’appels. Les spécialistes de la prise de rendez-vous commenceront alors à appeler les personnes figurant sur cette liste pour déterminer si elles répondent à des critères plus spécifiques. Par exemple, un décideur de rendez-vous qui souhaite organiser des réunions pour un agent d’assurance automobile peut poser des questions sur les besoins d’assurance automobile d’un client potentiel, le montant qu’il paie en primes, ses habitudes de conduite et s’il veut économiser de l’argent. Puisqu’ils peuvent être payés plus pour organiser une réunion, les spécialistes de la prise de rendez-vous passeront généralement un grand nombre d’appels téléphoniques afin de fixer autant de rendez-vous que possible.
Parfois, les hommes d’affaires peuvent ne pas avoir les compétences nécessaires pour effectuer des appels à froid efficaces aux prospects ou pour générer des prospects. L’embauche d’un service de prise de rendez-vous libère plus de temps pour les vendeurs à consacrer aux réunions en face à face avec des clients potentiels qualifiés. Ces services peuvent également aider à identifier les marchés cibles et les clients idéaux et à développer des scripts d’appel à froid conçus pour plaire aux personnes figurant sur ces listes. Bon nombre de ces services fournissent des données détaillées sur le nombre d’appels passés et de prospects créés. Lorsque l’on compare le coût de ces services au temps nécessaire pour générer des prospects et fixer des rendez-vous, un service professionnel peut fournir une solution rentable pour obtenir de nouveaux clients.