La transcription de documents convertit les documents papier en un format numérique modifiable. Cela peut être fait pour la lisibilité, la conversion en fichiers numériques ou pour diverses autres raisons. Les entreprises sont disponibles pour effectuer cette tâche moyennant des frais, ou les entreprises peuvent gérer leurs besoins de transcription en interne. Pour certains types de documents, un traitement spécial peut être nécessaire dans le processus de conversion en raison de la nature sensible ou de l’âge d’un document. Dans ces situations, il peut être nécessaire d’utiliser un service spécialisé.
Ce processus peut se faire de plusieurs manières. Certaines entreprises numérisent des documents et utilisent un programme pour convertir les informations imprimées en une forme numérique modifiable. Un technicien examine la transcription de la machine pour corriger les erreurs. Ceux-ci peuvent inclure des permutations ou des substitutions de caractères, des champs décalés et d’autres problèmes qui peuvent survenir. Le programme informatique peut être en mesure d’apprendre des corrections et de les appliquer à de futures tâches de transcription de documents pour réduire le taux d’erreur.
Une autre option est la transcription manuelle, où un dactylo travaille à partir du document original ou d’un fac-similé de haute qualité pour générer une nouvelle copie numérique. Cela peut être nécessaire lorsque les documents comportent une écriture manuscrite exiguë ou inhabituelle avec laquelle un ordinateur peut avoir des problèmes, ou des caractères spéciaux qui ne sont pas couramment utilisés. Les documents historiques en anglais, par exemple, peuvent contenir plusieurs caractères non utilisés en anglais moderne qu’un ordinateur aurait du mal à interpréter.
Les documents historiques peuvent nécessiter une attention particulière car les transcripteurs veulent éviter d’endommager l’original. La numérisation et les activités similaires peuvent exposer les papiers à la lumière ultraviolette et doivent être effectuées avec précaution pour préserver l’intégrité de l’original. Les transcripteurs doivent également garder leurs mains propres et peuvent porter des gants lors de la manipulation du matériel. La numérisation par transcription de documents peut rendre les documents historiques plus accessibles aux chercheurs et au grand public; une installation pourrait, par exemple, télécharger des lettres historiques sur son site Web pour quiconque souhaite les consulter.
Les documents gouvernementaux peuvent être soumis à la transcription des documents. Cela peut inclure des documents historiques comme les anciennes données de recensement ainsi que des documents plus récents qui ne sont pas disponibles sous forme numérisée. Il peut être nécessaire de faire appel à un transcripteur agréé en raison de la sensibilité des informations, pour s’assurer que les documents ne sont pas altérés lorsqu’ils sont saisis sous forme numérique. Les personnes qui envisagent d’utiliser des documents numérisés de leur pays d’origine pour des activités telles que les demandes de citoyenneté peuvent souhaiter demander à un fonctionnaire du gouvernement quelles sont les mesures à prendre pour valider la transcription des documents.
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