La transcription de documents convertit les documents papier en un format num?rique modifiable. Cela peut ?tre fait pour la lisibilit?, la conversion en fichiers num?riques ou pour diverses autres raisons. Les entreprises sont disponibles pour effectuer cette t?che moyennant des frais, ou les entreprises peuvent g?rer leurs besoins de transcription en interne. Pour certains types de documents, un traitement sp?cial peut ?tre n?cessaire dans le processus de conversion en raison de la nature sensible ou de l’?ge d’un document. Dans ces situations, il peut ?tre n?cessaire d’utiliser un service sp?cialis?.
Ce processus peut se faire de plusieurs mani?res. Certaines entreprises num?risent des documents et utilisent un programme pour convertir les informations imprim?es en une forme num?rique modifiable. Un technicien examine la transcription de la machine pour corriger les erreurs. Ceux-ci peuvent inclure des permutations ou des substitutions de caract?res, des champs d?cal?s et d’autres probl?mes qui peuvent survenir. Le programme informatique peut ?tre en mesure d’apprendre des corrections et de les appliquer ? de futures t?ches de transcription de documents pour r?duire le taux d’erreur.
Une autre option est la transcription manuelle, o? un dactylo travaille ? partir du document original ou d’un fac-simil? de haute qualit? pour g?n?rer une nouvelle copie num?rique. Cela peut ?tre n?cessaire lorsque les documents comportent une ?criture manuscrite exigu? ou inhabituelle avec laquelle un ordinateur peut avoir des probl?mes, ou des caract?res sp?ciaux qui ne sont pas couramment utilis?s. Les documents historiques en anglais, par exemple, peuvent contenir plusieurs caract?res non utilis?s en anglais moderne qu’un ordinateur aurait du mal ? interpr?ter.
Les documents historiques peuvent n?cessiter une attention particuli?re car les transcripteurs veulent ?viter d’endommager l’original. La num?risation et les activit?s similaires peuvent exposer les papiers ? la lumi?re ultraviolette et doivent ?tre effectu?es avec pr?caution pour pr?server l’int?grit? de l’original. Les transcripteurs doivent ?galement garder leurs mains propres et peuvent porter des gants lors de la manipulation du mat?riel. La num?risation par transcription de documents peut rendre les documents historiques plus accessibles aux chercheurs et au grand public; une installation pourrait, par exemple, t?l?charger des lettres historiques sur son site Web pour quiconque souhaite les consulter.
Les documents gouvernementaux peuvent ?tre soumis ? la transcription des documents. Cela peut inclure des documents historiques comme les anciennes donn?es de recensement ainsi que des documents plus r?cents qui ne sont pas disponibles sous forme num?ris?e. Il peut ?tre n?cessaire de faire appel ? un transcripteur agr?? en raison de la sensibilit? des informations, pour s’assurer que les documents ne sont pas alt?r?s lorsqu’ils sont saisis sous forme num?rique. Les personnes qui envisagent d’utiliser des documents num?ris?s de leur pays d’origine pour des activit?s telles que les demandes de citoyennet? peuvent souhaiter demander ? un fonctionnaire du gouvernement quelles sont les mesures ? prendre pour valider la transcription des documents.
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