L’administration du bureau est le processus de supervision des opérations quotidiennes d’un bureau. La tâche d’administration est généralement la responsabilité d’un administrateur ou d’un directeur de bureau. Selon la structure opérationnelle générale de l’organisation et la complexité des tâches associées à l’opération en général, les responsabilités du gestionnaire ou de l’administrateur peuvent se concentrer sur quelques tâches essentielles ou impliquer la gestion d’un large éventail de fonctions.
L’une des tâches principales associées à l’administration du bureau est la gestion des employés associés au bureau. En règle générale, les administrateurs de bureau sont chargés de superviser le personnel de bureau, en veillant à ce que chaque employé dispose des ressources nécessaires pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées. Les administrateurs fonctionnent également comme des dépanneurs, fournissant un soutien et une assistance aux employés lorsque des situations inhabituelles surviennent lors de l’achèvement d’une tâche assignée. Il n’est pas rare que les administrateurs soient chargés de procéder à des évaluations périodiques des employés, de recommander des augmentations de salaire ou de fournir aux employés une formation de rattrapage ou une formation polyvalente afin d’aider ces employés à améliorer leurs relations avec l’employeur.
Outre la gestion et le soutien des employés, l’administration du bureau implique également de s’assurer que le bureau dispose toujours des ressources nécessaires pour rester productif. Cela implique de coordonner les réparations sur tout équipement de bureau qui fonctionne mal, ou de préparer et de soumettre des demandes de nouvel équipement si nécessaire. Les administrateurs de bureau sont souvent chargés de gérer l’utilisation des fournitures de bureau telles que le papier, les instruments d’écriture, les rubans d’imprimante et d’autres articles qui sont constamment utilisés dans le bureau. L’administrateur du bureau s’efforce de maintenir le bureau en fonctionnement dans les limites du budget qui lui est assigné à tout moment, et a souvent son mot à dire dans la planification budgétaire pour les périodes comptables à venir.
Selon l’étendue de l’administration du bureau impliquée, un employeur peut exiger qu’un administrateur possède au moins un diplôme de deux ans d’un établissement d’enseignement agréé, avec ce diplôme dans un domaine lié à la fonction générale de l’entreprise. Avec des environnements de bureau plus complexes, un administrateur peut être tenu d’avoir un diplôme de quatre ans dans un programme d’études approprié. De nombreuses entreprises préfèrent promouvoir en interne, ce qui signifie qu’une personne qui commence à travailler dans un poste de premier échelon peut éventuellement recevoir la formation nécessaire pour faire partie de l’administration du bureau. Lorsque c’est le cas, l’employeur aide normalement l’employé à poursuivre ses études, à la fois en lui fournissant une aide pour l’obtention d’un diplôme et avec un certain type de programme de mentorat en cours d’emploi.