Un avis de remise est un document qui est parfois délivré par courtoisie à un vendeur ou à un fournisseur. Le texte du document confirme généralement la livraison des biens ou des services commandés par le client, affirme que les produits sont satisfaisants et note que le paiement de la commande est en cours de préparation et sera effectué à une certaine date. Dans certains cas, l’avis accompagne le paiement et une copie de la facture de la commande. Bien qu’il ne soit pas considéré comme nécessaire ou requis dans la plupart des contextes commerciaux, l’avis de versement reste un élément essentiel de l’étiquette commerciale dans de nombreux pays, la technologie permettant désormais de transmettre des versions électroniques aux fournisseurs avec la méthode plus traditionnelle de préparation et de publication d’un document papier .
Le format exact d’un avis de versement peut être très simple ou extrêmement complexe. Les exemples les plus simplistes peuvent contenir des informations minimales telles que le numéro de commande, la date de réception de la commande, le montant dû et la date à laquelle le paiement sera transmis au fournisseur. Des exemples plus complexes peuvent inclure une liste détaillée de chaque article inclus dans la commande, y compris les prix unitaires et étendus pour chacun de ces articles, un total général, le numéro de chèque pour le paiement et la date à laquelle le chèque sera posté. Dans les cas où le paiement est effectué par voie électronique, l’avis de versement peut documenter un paiement récemment effectué ou conseiller au vendeur d’attendre la réception du paiement électronique à une certaine date.
Autrefois, le but de l’avis de versement n’était pas seulement de confirmer la réception d’une commande et de notifier un paiement en attente, mais aussi de faire preuve de courtoisie envers un partenaire commercial apprécié. Bien que non obligatoire, la délivrance de documents de ce type permettait aux propriétaires d’entreprise d’anticiper plus facilement le moment où les paiements seraient effectués, ce qui aidait à son tour les vendeurs dans le processus de planification des paiements à leurs créanciers. Pour les propriétaires d’entreprise qui faisaient appel à des cabinets comptables externes pour gérer leurs comptes créditeurs et débiteurs, il n’était pas inhabituel que l’avis de remise soit envoyé directement à l’entreprise tandis que le paiement était remis à une adresse de remise distincte.
Aujourd’hui, l’avis de versement sert le même objectif de base et peut servir de recoupement lorsque les paiements électroniques sont programmés pour une livraison à une certaine date. Dans cette application, un client peut programmer un paiement électronique à déposer dans deux à trois jours ouvrables directement sur le compte bancaire du vendeur. Une fois le paiement planifié, le client avise le vendeur par courrier électronique que le paiement est planifié et doit arriver à une certaine date. Les détails incluent souvent le numéro de facture associé au paiement, le montant du paiement et éventuellement un numéro de transaction qui peut être utilisé pour retracer le paiement s’il n’est pas publié le jour prévu.