5S est un ensemble de règles d’entretien conceptualisé par les Japonais pour inculquer la discipline sur le lieu de travail pour un environnement de fabrication plus propre et plus organisé. Il a ensuite été adopté dans des environnements de travail autres que l’atelier de production, y compris des bureaux au Japon et sur d’autres continents. Cinq mots d’action japonais commençant par la lettre s ont été inventés pour rappeler facilement les règles d’entretien ménager qui doivent être régulièrement suivies pour maintenir l’ordre, la propreté et l’efficacité sur le lieu de travail. Les cinq mots d’action sont seiri, seiton, seiso, seiketsu et shitsuke.
Seiri signifie trier. Les pièces et outils nécessaires dans la ligne de production doivent être séparés des pièces et outils qui ne sont pas nécessaires et doivent donc être éliminés. Les bureaux peuvent imiter une ligne de production et également trier les outils et les matériaux de bureau pour maintenir un environnement de travail simplifié et permettre à un employé de bureau de localiser facilement les éléments dont il a besoin pour terminer un processus ou un service. La création d’une liste de contrôle des choses dont un employé de production ou de bureau a besoin pour effectuer un travail rationalisera le processus d’élimination des outils et des matériaux inutiles.
Seiton signifie mettre de l’ordre sur le lieu de travail. Les pièces et outils nécessaires à la production doivent être correctement étiquetés et placés à leur place et à portée de main du travailleur. Au bureau, cela signifie mettre les fournitures et les matériaux de bureau à leur place et dans un ordre similaire à celui d’une chaîne de montage pour une réalisation transparente d’une transaction ou d’un service.
Un ouvrier de production doit également balayer le lieu de travail et nettoyer les machines pour éviter les pannes et les réparations. C’est ce qu’on appelle le seiso, et cela doit être fait régulièrement. Un environnement de travail propre est également bénéfique pour un employé de bureau. Il pourra respirer de l’air pur et éviter de tomber malade.
La standardisation, appelée seiketsu en japonais, permettra à un travailleur d’effectuer des tâches quotidiennes avec facilité et rapidité, qu’il soit dans l’atelier de production ou dans un bureau. Documenter la procédure étape par étape dans l’accomplissement du travail d’une personne lui permettra d’effectuer la tâche de manière routinière. Il n’y aura plus d’essais et d’erreurs, et les pertes de temps et de matériaux seront minimisées, voire totalement éliminées.
Une fois que l’organisation pratique déjà les 5S, des efforts doivent être faits pour maintenir l’habitude de bonne gestion établie grâce aux 5S. C’est ce qu’on appelle le shitsuke. Cela peut se faire grâce à la motivation constante de tous les membres de l’organisation à continuer à pratiquer les 5S. Une manière de motiver chacun à pérenniser l’habitude des 5S est d’organiser des concours interministériels pour mettre en avant les bonnes pratiques. Un audit surprise pourrait également être entrepris par une patrouille 5S pour garder tout le monde sur ses gardes et rester cohérent dans le maintien de l’ordre et de la propreté sur le lieu de travail jusqu’à ce que cela devienne un mode de vie et une culture dans l’organisation.