Un grand livre auxiliaire est utilisé dans la comptabilité pour garder une trace des détails liés à un compte du grand livre général. Il s’agit généralement d’un compte ou d’un groupe de comptes associés qui correspondent à des postes individuels dans un grand livre général. Le grand livre auxiliaire permet à une entreprise de noter des détails tels que les paiements d’un client ou l’historique des achats sans encombrer le grand livre général. Sans les grands livres auxiliaires, le grand livre général devrait inclure tellement d’informations qu’il serait impossible de l’utiliser.
Un compte du grand livre général est le principal enregistrement d’une entreprise. Les comptes d’actifs, de passifs et de revenus peuvent tous être des comptes du grand livre. Dans un sens pratique, un grand livre général est comme un résumé; il donne des totaux, mais pas des détails sur l’origine de cet argent ou sur la manière dont il peut être décomposé en éléments individuels. Tout grand livre qui récapitule un compte du grand livre auxiliaire est appelé compte de contrôle ou compte principal.
Le compte de contrôle donne une vue d’ensemble, mais un compte subsidiaire donne les détails. Les comptes subsidiaires ne font pas partie du grand livre général. Au lieu de cela, ils permettent aux entreprises de surveiller les composants individuels du compte de contrôle. Par exemple, le compte de contrôle peut répertorier un revenu de 5,000 5,000 $. Ces XNUMX XNUMX $ pourraient avoir inclus plusieurs chèques de plusieurs clients différents. Le grand livre subsidiaire aurait un compte individuel pour chaque client afin de suivre combien chaque client individuel a payé et ce qu’il payait.
Une entreprise n’aura qu’un seul grand livre pour chaque type de compte, mais elle peut avoir autant de grands livres auxiliaires que nécessaire pour garder une trace des détails. Certaines entreprises peuvent avoir des centaines, voire des milliers de comptes subsidiaires en fonction de leur clientèle, du nombre de créanciers et d’autres détails. Le total du grand livre auxiliaire est égal au solde total du compte du grand livre ou au solde total du groupe de livres auxiliaires qui lui est lié.
En plus de garder les entreprises organisées, les registres subsidiaires peuvent également aider à contrôler le flux d’informations. Le personnel du service client peut avoir accès à un grand livre subsidiaire ou à un groupe de registres spécifiques afin de voir l’historique des achats des clients et les modèles d’achat sans avoir accès à toutes les informations financières de l’entreprise. Pendant ce temps, les comptables de l’entreprise peuvent effectuer leur travail quotidien dans le grand livre général sans avoir à parcourir les détails des registres subsidiaires.