La gestion de la réception des hôtels représente les tâches et les activités associées à la gestion du service d’assistance dans les hôtels et les motels. Les tâches sont souvent variées et comprennent un certain nombre d’éléments importants qui alimentent la haute direction en informations. Quelques tâches courantes incluent la comptabilité de base, la gestion des problèmes et des problèmes des clients et la gestion de la maintenance standard de l’hôtel. La direction de la réception de l’hôtel peut également être responsable de l’embauche, de la formation et de la planification des travailleurs dans la région. Ces postes peuvent inclure des commis, des auditeurs de nuit, du personnel de service et des équipes de nettoyage.
Les tâches de comptabilité comprennent le tiroir-caisse, la gestion des reçus pour les chambres louées et les dépenses de la petite caisse de l’hôtel. Ceux-ci garantissent que l’hôtel peut correctement équilibrer et comptabiliser les sommes reçues des clients. La direction de la réception de l’hôtel peut ne pas effectuer toutes les tâches comptables standard. Dans certains cas, le gestionnaire peut simplement superviser le processus et s’assurer qu’il est à la fois exact et valide. Cette séparation présente également une forte ségrégation des tâches, ce qui permet d’éviter les malversations ou les fraudes.
Les clients sont la pierre angulaire des affaires, en particulier avec les hôtels. En tant qu’entreprise de services, la gestion du front office de l’hôtel permet de prendre en charge une variété de problèmes clients. Alors que la plupart sont assez basiques et contribuent à assurer un séjour agréable, de temps en temps un problème sérieux surgit. Le responsable de la réception de l’hôtel doit être au centre de ces problèmes et éviter tout problème négatif avant qu’il ne commence vraiment. Ne pas le faire peut entraîner des commentaires potentiellement négatifs envers l’hôtel et son personnel, ce qui peut être un problème encore plus important.
L’entretien de l’hôtel est un processus sans fin. Les hôtels peuvent parfois se trouver extrêmement occupés, en particulier pendant les hautes saisons de voyage. La direction de la réception de l’hôtel examine les problèmes de maintenance et formule des demandes de réparation ou de remplacement des articles. Le gestionnaire est également responsable de s’assurer que ces problèmes sont traités en temps opportun. Par exemple, un entretien retardé de la piscine peut détourner les clients de l’hôtel, réduisant ainsi les revenus de l’entreprise.
Tout autre problème peut rapidement devenir une responsabilité pour la gestion du front office de l’hôtel. En tant que manager, il n’y a souvent pas de fin aux tâches quotidiennes qui peuvent survenir. Ceux-ci incluent la préparation des réunions d’affaires, la gestion du courrier et des colis, l’examen des réservations ou la vérification des chambres nettoyées. En bref, cette personne est la personne de référence chargée de faire en sorte que les choses se passent correctement et se déroulent sans heurts à l’hôtel.