Un achat d’urgence est celui qui doit être effectué pour réduire le risque de perte de vies humaines ou de biens associé à un événement imprévu. Dans les situations d’urgence, les règles d’achat normales peuvent être suspendues pour permettre aux personnes d’accéder aux biens ou services dont elles ont besoin pour atténuer immédiatement l’urgence. En règle générale, ils doivent soumettre des documents à l’appui de l’achat, avec des informations spécifiques sur la situation, le besoin et le fournisseur qui a finalement fourni les matériaux nécessaires. L’examen peut ultérieurement déterminer que la situation n’était pas admissible à un traitement spécial.
Dans des circonstances conventionnelles, les achats sont structurés dans un budget. Pour les achats importants, des comparaisons de prix ou des appels d’offres doivent avoir lieu. Un collège, par exemple, sollicite des offres auprès de plusieurs entreprises de plomberie pour déterminer celle qui répond le mieux à ses besoins, et attribue un contrat à la meilleure. Si une urgence de plomberie, comme un arrêt soudain qui menace d’inonder un bâtiment ou de libérer des déchets sur le campus, se produit, le collège peut contourner ce processus avec un achat d’urgence pour résoudre le problème.
L’achat doit contribuer directement à une résolution rapide d’une urgence. L’embauche d’un plombier pour réparer un arrêt est autorisée, par exemple, alors que payer une entreprise de nettoyage de tapis peut ne pas être considéré comme une urgence. Les demandes d’achat d’urgence peuvent être refusées si le problème était évitable ou prévisible. Un service informatique, par exemple, devrait avoir des plans pour remplacer les équipements obsolètes, ainsi que des sauvegardes en cas de pannes d’urgence. Si ce n’est pas le cas et que le réseau est menacé, l’urgence a été créée par négligence et il se peut qu’elle ne soit pas admissible à un achat d’urgence.
Des protocoles minutieux sont généralement mis en place pour définir et suivre les achats d’urgence. L’objectif est de prévenir les situations où les gens utilisent cette méthode de dernier recours pour répondre à des besoins de base. Un achat d’urgence peut être plus coûteux, surtout s’il est lié à un sinistre plus important que les besoins immédiats de l’organisation. Lors d’un ouragan, par exemple, les générateurs peuvent devenir extrêmement coûteux, et les entreprises qui ont besoin de les acheter pour maintenir les services dépenseront plus qu’elles ne l’auraient fait en achetant un générateur à l’avance pour se préparer aux urgences.
Des formulaires d’autorisation spéciale peuvent être utilisés pour un achat d’urgence. Le formulaire explique la nature de la situation, définit l’urgence et fournit une justification pour montrer comment la dépense était nécessaire. Un superviseur ou un chef de service devra peut-être signer le formulaire, indiquant qu’il a été examiné et approuvé. Les comptables inquiets peuvent demander un audit et recommander des activités comme une meilleure planification d’urgence à l’avenir pour éviter que de telles situations ne se reproduisent.