Une clause de non-responsabilité de fax est une déclaration sur un fax contenant des informations potentiellement sensibles ou confidentielles, indiquant que le fax est destiné à l’usage exclusif du destinataire. Les avis de non-responsabilité par télécopie sont généralement utilisés lorsque des entreprises ou des particuliers doivent envoyer des informations sensibles par télécopie et qu’ils souhaitent se protéger contre la responsabilité associée à des informations égarées. Des clauses de non-responsabilité similaires sont utilisées dans les communications par e-mail dans certaines régions du monde, et dans de nombreuses entreprises, les personnes sont invitées à utiliser une clause de non-responsabilité standardisée développée par des conseillers juridiques.
Une clause de non-responsabilité de télécopie comporte plusieurs éléments. Le premier est une déclaration sur la façon dont les informations sont destinées à parvenir entre les mains de la personne à qui l’on s’adresse sur le fax, et ne sont pas destinées à être utilisées par d’autres personnes. La clause de non-responsabilité contient également une clause sur la confidentialité des informations et indique que les informations ne doivent pas être distribuées ou partagées par quelque moyen que ce soit. De plus, une clause de non-responsabilité de télécopie demande généralement aux destinataires de contacter l’expéditeur si une télécopie est envoyée par erreur.
Les personnes qui reçoivent des fax par accident alors qu’elles ne sont pas les destinataires prévus doivent contacter l’expéditeur en utilisant les informations sur l’avertissement de fax à la fois pour éviter d’obtenir de futurs fax par erreur, et ainsi l’expéditeur saura que le fax n’a jamais atteint la destination prévue. Alors que de nombreux télécopieurs impriment des confirmations, la confirmation ne dit pas qui a reçu le fax, seulement que les informations ont été transmises avec succès. Un appel téléphonique alertera les gens et leur permettra de vérifier le numéro de fax qu’ils ont dans leur dossier et de le renvoyer à la bonne personne.
Une personne qui reçoit un fax par erreur devrait idéalement le déchiqueter, si un bureau en a un, pour éviter une violation de la confidentialité. L’élimination par incinérateur est également appropriée. Bien que le papier puisse simplement être jeté dans le recyclage, il est possible que le fax soit pris par une personne non autorisée à consulter les informations. Selon le contenu du fax, cela peut poser un problème pour l’expéditeur et le destinataire.
En règle générale, les avis de non-responsabilité relatifs aux télécopies sont imprimés sur la page de couverture de la télécopie, dans le but d’alerter les personnes sur le fait qu’elles ne doivent pas regarder la télécopie si elles ne sont pas les destinataires prévus. Ils peuvent également être utilisés comme pieds de page sur des pages individuelles du fax. Bien qu’une clause de non-responsabilité par télécopie ne crée pas de relation juridique, le maintien de la confidentialité des informations est attendu par courtoisie et les personnes qui utilisent des informations provenant de télécopies confidentielles peuvent voir la validité de cette utilisation contestée si une situation se termine devant un tribunal.