Un bureau ou un service d’approvisionnement est généralement organisé au sein du portefeuille financier d’une grande entreprise ou organisation. Deux structures organisationnelles sont utilisées pour l’approvisionnement : centralisée et spécifique à l’usine. Dans un bureau d’approvisionnement centralisé, toutes les demandes et activités d’achat sont gérées par un groupe administratif central. Dans une structure spécifique à une usine, chaque installation physique a son propre bureau d’approvisionnement.
Au sein de l’approvisionnement centralisé, il y a généralement cinq rôles : acheteur, responsable des achats, responsable des achats, directeur et analyste des achats. Les cinq membres d’une équipe d’approvisionnement fournissent des services à chaque département au sein de la structure organisationnelle. Les utilisateurs du département peuvent soumettre leurs demandes d’achat par voie électronique ou par téléphone, fax ou courrier électronique. Le bureau central des achats est conçu pour gérer les exigences du client, tout en veillant au respect de la politique d’achat.
Afin de se qualifier pour un poste en approvisionnement, tous les candidats doivent obtenir un diplôme d’études collégiales minimum en affaires ou en achats. Le personnel professionnel de l’approvisionnement a généralement une désignation professionnelle, telle que Certified Procurement Professional (CPP). Dans le modèle centralisé, l’acheteur est un poste d’entrée de gamme. Le responsable des achats et l’analyste sont tous deux des postes professionnels, le responsable des achats occupant des responsabilités de supervision. Le directeur des achats définit les orientations stratégiques et participe aux négociations à forte valeur ajoutée.
Dans une structure spécifique à une usine, la personne la mieux classée dans le bureau est généralement un responsable des achats. Chaque responsable des achats peut avoir un ou deux acheteurs et plusieurs acheteurs parmi son personnel. Le nombre total d’employés dépend de la taille de l’établissement et du volume des achats. Les directeurs des achats relèvent généralement du directeur financier ou du contrôleur de l’usine ou de l’installation.
Quelle que soit la structure organisationnelle, la tâche principale du personnel chargé des achats est de trouver la meilleure combinaison possible de prix, de qualité et de service. Chaque membre du bureau doit fournir des services à son groupe de clients, comprendre les exigences et communiquer avec la communauté des fournisseurs. Trouver les meilleurs fournisseurs et finaliser un bon de commande implique une série d’étapes conçues pour assurer un processus ouvert et équitable.
L’analyse des achats est principalement une fonction centrale et peut être organisée comme une responsabilité des services financiers. Cette personne crée des rapports pour suivre l’activité des dépenses par rapport aux contrats, aux dépenses générales et assurer la conformité aux politiques. Une formation supplémentaire en statistiques et en gestion de données est souvent requise dans ce rôle. Ces rapports sont normalement fournis à la haute direction, à la fois pour suivre les dépenses réelles et pour surveiller les performances du bureau des achats.