Un commis de salle du courrier est généralement la personne en charge du courrier entrant et sortant d’une entreprise. Elle travaille généralement dans une salle dédiée à la réception des lettres et des colis et à la préparation du courrier pour expédition par le bureau de poste local ou un service d’expédition indépendant. Le travail d’un commis de salle du courrier peut être pour une entreprise privée, un organisme gouvernemental, un groupe à but non lucratif ou une opération militaire.
Lorsque le courrier est livré à une grande entreprise, il est normalement acheminé vers un poste centralisé ou une pièce désignée. Le commis de la salle du courrier divise généralement le courrier par département, puis le décompose davantage par les personnes qui travaillent dans chaque département. Elle charge habituellement les articles triés sur un chariot postal et suit un itinéraire prescrit pour distribuer le courrier dans toute l’entreprise. Si l’espace et le temps le permettent, le commis de la salle du courrier peut ramasser les lettres sortantes et les petits colis le long de son itinéraire et distribuer également des mémos et des messages non postaux entre les départements.
Si une entreprise expédie des colis dans le cadre de son activité, le commis de la salle du courrier est souvent chargé de préparer les envois. Elle doit généralement connaître les tarifs d’expédition et les pratiques de plusieurs sociétés d’expédition de courrier afin de pouvoir choisir la méthode la plus rapide et la plus rentable pour expédier divers types de courrier. Si un traitement ou des instructions spéciales s’appliquent à certains envois, le commis de la salle du courrier est généralement tenu de suivre les directives imposées.
Les documents d’expédition générés par ordinateur sont fréquemment utilisés par les entreprises. Les entreprises créent souvent un compte en ligne avec divers expéditeurs qui facturent régulièrement l’entreprise pour leurs services, leurs étiquettes d’expédition et leurs fournitures. Un commis de la salle du courrier est généralement requis pour commander des fournitures et maintenir les comptes d’affranchissement à des niveaux appropriés.
Certaines entreprises peuvent exiger du commis qu’il utilise une vaste gamme d’outils et de machines d’affranchissement. Ceux-ci comprennent généralement des machines à affranchir, des balances, des machines de tri et d’étiquetage, des ouvre-enveloppes électriques, des scelleuses et des équipements de pliage et d’insertion. Si une entreprise expédie régulièrement de gros colis, des machines à scotcher ou à agrafer peuvent être utilisées pour sceller en toute sécurité les boîtes et les colis.
Un commis de salle du courrier doit généralement avoir de bonnes compétences organisationnelles pour effectuer efficacement son travail. On s’attend généralement à ce qu’elle soit en bonne condition physique pour soulever et transporter des colis lourds. Une bonne aptitude en informatique est généralement nécessaire pour créer des documents d’expédition et maintenir les fichiers et les enregistrements associés.
Pour obtenir un emploi de commis dans une salle de courrier, il faut généralement un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent. Une expérience dans un environnement de bureau ou d’expédition est généralement préférée pour ces candidats à l’emploi. Un nombre important de commis de salle de courrier considèrent le poste comme un tremplin vers des postes mieux rémunérés au sein d’une entreprise.