Un compte de contrôle est un compte récapitulatif dans un grand livre général financier qui accumule les détails d’un compte dans un grand livre auxiliaire – les grands livres généraux suivent toutes les transactions financières au sein d’une entreprise. Les informations gérées dans un grand livre auxiliaire sont le détail qui supporte les informations sur le grand livre. Les grands livres auxiliaires sont utilisés pour suivre une variété d’éléments qui s’accumulent dans un grand livre général, y compris les comptes clients, les comptes fournisseurs, l’inventaire et les revenus. En plus des montants des transactions, les grands livres auxiliaires incluront souvent des noms, des emplacements, des descriptions et des dates. Chacun des postes du grand livre auxiliaire aura généralement un compte de contrôle dans le grand livre général.
Les services comptables utilisent les balances de vérification générées à partir du grand livre général pour accumuler des données financières mensuelles, trimestrielles et annuelles. En règle générale, les services comptables exigent rarement le type de détails suivis dans un grand livre auxiliaire. Par exemple, un service des comptes clients devra être en mesure d’accéder aux informations client, comme un numéro de téléphone, afin de potentiellement contacter un client concernant les soldes impayés. Cependant, dans la plupart des situations, le service de comptabilité préférerait voir les totaux des créances impayées et non les informations client liées à des transactions spécifiques. Chaque fois qu’un service des comptes clients met à jour un montant dû dans un enregistrement client, le compte de contrôle dans le grand livre général est mis à jour avec la modification, ce qui permet d’accéder facilement au total des comptes clients.
Un compte de contrôle est mis à jour lorsque les grands livres auxiliaires transfèrent systématiquement des informations dans le grand livre. Le calendrier des mises à jour pour contrôler les comptes dépend de divers facteurs, y compris la complexité des systèmes impliqués, la taille de la société et même la planification des activités de clôture comptable de fin de mois. Dans les grandes entreprises, le système du grand livre général sera généralement son propre système logiciel indépendant, distinct des grands livres auxiliaires de suivi des transactions pour des éléments tels que les comptes clients ou l’inventaire. Les comptes de contrôle dans de telles situations peuvent ne pas être à jour tout au long du mois car la planification du transfert d’informations entre le grand livre auxiliaire et le grand livre général n’est pas en temps réel. Les petites entreprises peuvent ne pas avoir le même problème car les grands livres généraux et les livres auxiliaires peuvent être inclus dans un seul progiciel.
L’un des avantages des comptes de contrôle est la possibilité d’une augmentation de la séparation des tâches, ce qui est utile pour contribuer à limiter les erreurs et la fraude. Souvent, les personnes tenues de suivre les données dans les grands livres auxiliaires sont distinctes de celles qui accumulent les données financières. Ainsi, lors de la création des états financiers, des rapprochements entre les comptes de contrôle et les grands livres auxiliaires seront effectués pour s’assurer que le solde correct est déclaré pour un poste particulier. Enfin, les comptes de contrôle permettent une accumulation plus facile et plus rapide des données financières pour les services comptables.