Parfois appelée lettre de voiture internationale, une lettre de voiture internationale est un type de document qui sert d’enregistrement ou de liste des marchandises en cours de transport d’un vendeur à un acheteur. Ce type de documentation fait partie des documents requis lors de l’exportation de marchandises vers un acheteur résidant dans un autre pays. Le texte d’une lettre de voiture internationale doit être conforme aux lois et réglementations maritimes en vigueur à la fois dans le pays d’origine et dans le pays de destination, et servir de preuve de l’accord qui existe entre l’acheteur et le vendeur, en termes de la nature, la quantité et le type de marchandises transportées. La lettre de voiture n’est pas considérée comme un titre sur les marchandises transportées et, en tant que telle, n’est pas considérée comme un instrument négociable, mais seulement comme un document justificatif de la transaction.
En règle générale, la lettre de voiture internationale est préparée par le vendeur, qui est connu sous le nom d’expéditeur. Les termes figurant dans la lettre de voiture varieront légèrement, en fonction des lois sur l’expédition et le commerce qui s’appliquent dans le pays où réside le vendeur. Ces conditions nécessiteront normalement l’identification du nombre et du type de marchandises transportées dans le cadre de la commande, une description des marchandises, le poids de ces marchandises et le nom du destinataire, généralement l’acheteur. D’autres informations peuvent être requises, en fonction du mode de transport utilisé pour déplacer les marchandises du vendeur à l’acheteur, comme une preuve d’assurance.
Dans la plupart des cas, une lettre de voiture internationale se verra attribuer un numéro d’identification spécifique qui est souvent de nature alphanumérique. Il n’est pas inhabituel que des sections de ce numéro fournissent des données spécifiques liées à cette expédition d’une manière ou d’une autre. Par exemple, trois caractères peuvent désigner le port d’origine, trois autres peuvent avoir à voir avec la classe des marchandises expédiées et trois autres caractères peuvent avoir à voir avec le port de destination. D’autres caractères peuvent être utilisés pour identifier les expéditeurs impliqués dans le transport, d’autres ports d’escale en cours de route ou d’autres facteurs qui seraient utiles pour suivre l’expédition pendant le transit. Aujourd’hui, le vendeur et l’acheteur peuvent souvent utiliser le numéro de connaissement international pour suivre la progression de l’expédition, ce qui permet à la fois de prévoir à quelle distance de la date de livraison prévue l’expédition arrivera réellement.
Il n’est pas rare que des pièces justificatives accompagnent également la lettre de voiture internationale. Ceux-ci peuvent inclure une sorte de liste de colisage qui sert à étayer les informations sur la feuille de route proprement dite, notamment en termes de poids et de nombre de marchandises incluses dans l’envoi. Les documents attestant l’assurance des marchandises peuvent également faire partie de l’ensemble de la feuille de route, ainsi que tout autre document juridique pouvant être requis pour que les marchandises quittent ou entrent dans les ports concernés par l’expédition. Étant donné que les lois régissant l’importation et l’exportation de marchandises varient, les compagnies maritimes et les courtiers qui organisent souvent le transport doivent s’assurer que la lettre de voiture internationale et les pièces justificatives sont conformes à la réglementation tant au point d’origine qu’à la destination de la expédition.