Un contrat de restauration est un formulaire signé entre un locataire et une entreprise effectuant des prestations de restauration. Il comprend généralement des informations détaillées sur les aliments et les boissons qui seront servis, ainsi que l’heure de l’événement et la durée pendant laquelle les aliments et les boissons seront disponibles. Il y a aussi généralement des accords monétaires spécifiés.
Les deux parties travaillent généralement ensemble pour rédiger le contrat. De nombreux contrats sont rédigés par une partie et signés par une autre, tandis qu’un contrat de restauration est en grande partie un accord conjoint du fournisseur pour fournir à un événement ou à un rassemblement les services demandés. Le contrat contient des détails sur les fonctions tels que le type d’événement, le lieu, la date, l’heure et d’autres informations pertinentes.
Le contrat comprendra souvent des informations détaillées sur ce qui doit être servi, des entrées et un plat principal aux soupes, salades et desserts. Il précisera également si le repas sera servi assis ou sous forme de buffet, et indiquera si le traiteur mettra ou non à disposition des plateaux de nourriture circulant dans la foule.
La société de restauration peut ou non fournir de l’alcool et des boissons pour l’événement ainsi que de la nourriture. Les demandes de boissons spécifiques, ainsi que la quantité de bouteilles, de canettes ou de contenants, sont souvent spécifiées. En outre, d’autres frais de mélange ou de bouchage peuvent être facturés et l’entreprise peut ou non fournir un barman. Si le traiteur ne fournit pas les boissons, cela peut également être indiqué dans le contrat de restauration.
Plus que la nourriture, le contrat de restauration inclura également les frais que la partie organisant l’événement acceptera de payer ; c’est généralement par tête. Le coût de certains produits frais fluctuera et de nombreux traiteurs permettront à leurs clients d’indiquer un prix maximum à payer avec une demande de consultation si le prix dépasse ce prix. En retour, le traiteur reçoit souvent un décompte général sinon exact du nombre de personnes qui seront servies. Selon le type de traiteur, il peut y avoir des informations sur le service à table qui sera fourni ainsi que l’argenterie, les assiettes, les nappes et autres objets physiques à fournir.
Un contrat de restauration comportera généralement l’inclusion d’une norme d’information vitale, quelle que soit l’apparence du reste du contrat. Les informations d’annulation sont généralement incluses, indiquant combien de temps avant l’événement le locataire doit annuler le contrat et quelles pénalités seront encourues, ainsi que les derniers changements de date pouvant être apportés à n’importe quelle partie du service de restauration. De nombreux traiteurs demanderont un acompte, avec des informations indiquant clairement ce qui est encore dû et combien de temps le locataire doit payer le solde. De nombreux contrats de restauration comportent également une clause intégrée qui indique ce qu’il adviendra de la nourriture et des boissons supplémentaires, ainsi que ce qui sera fait si l’événement dure plus longtemps que prévu ou si plus d’invités y assistent.