Un écart budgétaire flexible est la différence entre le montant qu’une entreprise prévoit de dépenser ou de gagner au cours d’une période donnée et le montant réellement dépensé ou gagné. L’écart ou la différence peut être soit un nombre positif, ce qui signifie que les coûts dépassent le budget ou les revenus ont dépassé les attentes, ou un nombre négatif avec des coûts inférieurs aux prévisions ou des revenus inférieurs aux prévisions. Les gestionnaires et les investisseurs peuvent utiliser la variance budgétaire flexible pour mesurer les performances non seulement de l’entreprise, mais également de différents gestionnaires.
Lorsque les performances réelles d’une entreprise ou d’un service diffèrent de celles prévues pour un mois, un trimestre ou même une année, la mesure de l’écart budgétaire flexible permet de contrôler les coûts. Essayer d’appliquer les normes du budget statique ne fonctionne pas si les coûts ou les revenus attendus diffèrent, rendant impossible l’évaluation de la rentabilité ou des performances de l’entreprise. Sans un moyen précis de mesurer les performances, la direction ne peut pas savoir si des corrections dans l’entreprise ou les actions d’un service sont nécessaires.
Pour qu’un écart budgétaire flexible fonctionne, une entreprise doit d’abord avoir un budget statique ou fixe. Le budget statique prévoit un certain montant de revenus et un certain montant de dépenses, sur la base des prévisions de la direction concernant les conditions du marché et les performances de l’entreprise. Lorsqu’ils examinent l’écart, les gestionnaires ou les investisseurs utilisent toujours les mêmes valeurs de coût fixe et de revenu que celles définies dans le budget statique. Si des valeurs de coût ou de revenu étaient variables dans le budget statique, le budget flexible doit également utiliser des chiffres variables pour ces coûts ou ces valeurs de revenu.
Les différences entre les coûts ou les revenus réels d’une entreprise par rapport à ceux qui étaient projetés par un budget statique fournissent des informations précieuses sur les performances. Par exemple, une entreprise peut sembler gagner plus d’argent en vendant un plus grand nombre d’unités au cours d’un mois ou d’un trimestre que ce qui était initialement prévu dans le budget statique. L’écart d’un budget flexible, cependant, pourrait montrer que le montant gagné par unité était inférieur aux prévisions, ce qui pourrait conduire l’entreprise à réaliser moins de revenus nets grâce au nombre plus élevé de ventes.
L’évaluation de la performance d’un gestionnaire individuel à l’aide d’un écart budgétaire flexible ne fonctionne bien que si les informations appropriées sont utilisées pour l’évaluation. Toute information budgétaire, qu’elle provienne des budgets statiques ou flexibles, doit être sous la responsabilité du gestionnaire évalué. Plus le niveau ou l’autorité du manager dans une entreprise est élevé, plus les écarts budgétaires globaux de l’entreprise doivent être utilisés pour mesurer sa performance.