Un livre de comptes contient les enregistrements de transactions pour les comptes commerciaux. Les systèmes de comptabilité en partie double utilisés par les organisations commerciales impliquent de nombreux grands livres ou livres, y compris le grand livre et le journal général. Collectivement, ces grands livres sont appelés livres, un terme abrégé pour les livres de compte. Un seul livre de comptes peut faire référence à l’un des nombreux livres utilisés dans le processus comptable.
Principalement, l’utilisation la plus courante du terme « livre de comptes » fait référence au grand livre général utilisé dans les systèmes de comptabilité en partie double. Le grand livre contient tous les comptes utilisés par une organisation, ainsi que les soldes actuels de ces comptes. Les modifications apportées à ces comptes nécessitent des entrées pour noter les transactions, créant ainsi un enregistrement continu de l’historique financier de l’organisation. Les autres types de grand livre et de livres de comptes incluent le journal général, le grand livre des coûts et le grand livre auxiliaire, selon le système comptable spécifique choisi. Chaque livre correspond à la définition de livre de comptes, bien que le terme soit utilisé moins souvent pour ces livres.
Dans la comptabilité en partie double, le grand livre général est l’un des nombreux composants de tenue de registres utilisés en tandem avec d’autres livres dans le système de comptabilité commerciale. Les informations du grand livre sont reportées aux états financiers de l’organisation à la fin de la période comptable. Les transactions sont enregistrées car elles se rapportent aux soldes des comptes dans le grand livre général, mais ces enregistrements reflètent simplement le crédit ou les débits sur les comptes énumérés. Des informations détaillées sur des transactions spécifiques sont enregistrées via des écritures de journal dans le journal général.
Livres des registres de la maison de comptes montrant les modifications apportées à divers comptes commerciaux utilisés par une organisation. Ces comptes montrent les variations des soldes des actifs, des passifs et des dépenses. Pour la comptabilité en partie double, le journal général enregistre des transactions spécifiques impliquant au moins deux comptes concernés, l’un avec un crédit et l’autre avec un débit. Le nouveau solde de compte tiré des informations du journal général est transféré au grand livre en tant qu’écriture récapitulative.
Un exemple peut aider à expliquer comment un livre de comptes est utilisé. L’achat de matériel de bureau entraîne une réduction de la trésorerie et une augmentation du compte d’actif pour le matériel de bureau. La transaction spécifique, les comptes concernés et la notation de la transaction justifient chacun une écriture sur des lignes distinctes dans le journal général. L’augmentation ou la diminution de chaque compte est ensuite transférée au livre de comptes principal, le grand livre général. À la fin de la période comptable, les soldes du grand livre sont transférés aux états financiers tels que le bilan, le compte de résultat et l’état des capitaux propres.