Un registre des paiements est un type d’enregistrement comptable qui permet de suivre les paiements décaissés à des fins spécifiques. Il n’est pas rare qu’un grand livre de ce type soit créé pour un projet ou un événement, ce qui facilite le suivi de toutes les dépenses et déboursés liés à cette activité particulière. Selon la nature de l’événement ou du projet, le grand livre peut servir de moyen de documenter les fonds reçus dans le projet ainsi que les fonds qui sont versés afin de gérer les dépenses associées à l’activité.
Considéré comme une approche de base de la comptabilité, un registre des paiements se concentre généralement sur la réception de paiements liés à une activité spécifique. Par exemple, si les élèves associés à une classe en particulier choisissent de vendre des friandises afin d’amasser des fonds pour un projet, il y a de fortes chances qu’un registre soit tenu pour la durée de l’activité. Les détails inclus dans le grand livre répertorieront souvent le nom de l’acheteur, le nombre d’unités achetées, le montant total collecté pour l’achat et généralement même l’adresse de livraison de l’acheteur.
D’autres exemples du registre des paiements peuvent inclure d’autres types de données. Des informations telles que le montant et le numéro de la facture peuvent être incluses, le mode de paiement utilisé pour régler la facture et même la date à laquelle le paiement est effectué peuvent être inclus dans le détail. Dans les situations où des paiements partiels d’acompte sont reçus, ce montant et la date de paiement sont également susceptibles d’être inclus dans le détail du grand livre. Comme pour la plupart des types de documents comptables, le but du grand livre est de fournir des informations précises et concises sur les transactions financières afin qu’il y ait un historique permanent des événements, sans poser de questions sur ce qui s’est passé et quand ces événements ont eu lieu.
La complexité du grand livre de paiement dépendra souvent à la fois des principes comptables généralement reconnus et des directives suivies dans la création et l’exécution du projet associé à l’activité enregistrée dans le grand livre. Cela signifie qu’un registre de paiement tenu pour suivre les activités associées à un projet de collecte de fonds par un lieu de culte local peut être quelque peu simpliste par rapport au registre tenu par une société multinationale qui lance une opération dans une nouvelle localité. Tant que les détails sont exacts et peuvent être vérifiés avec des pièces justificatives, et répondent à toutes les normes nécessaires pour le type d’activité impliqué, le registre peut être un moyen très utile de suivre les transactions associées à l’effort.