Un numéroteur virtuel est un outil de communication utilisé par les employés du service client tels que les réceptionnistes virtuels, les agents de centre d’appels ou les représentants du service de télémarketing qui leur donne la possibilité d’effectuer des appels téléphoniques sortants sans entrer de numéro de téléphone pour chaque appel. Cet appareil électronique peut être programmé pour appeler un numéro de téléphone en appuyant sur un bouton spécifique. En utilisant un système de numérotation automatique pour communiquer automatiquement entre deux points quelconques d’un réseau téléphonique, l’agent du service client peut attendre d’entendre une réponse prédéterminée avant de traiter l’appel téléphonique.
Les numéroteurs virtuels peuvent fournir plusieurs options logicielles telles que la compréhension d’une personne en direct, les signaux d’occupation et l’accès à un système de messagerie vocale. Par exemple, le composeur peut être programmé pour continuer à composer un signal occupé jusqu’à ce qu’une personne en direct réponde. De plus, les menus téléphoniques peuvent offrir la possibilité d’être placé sur la liste « Ne pas appeler » et éviter la possibilité qu’une entreprise reçoive des pénalités. Un système de planification peut indiquer la date et l’heure exactes d’un appel téléphonique et si l’appel a été correctement traité conformément aux directives de l’entreprise.
Des avantages économiques sont obtenus lors de l’utilisation d’un numéroteur virtuel. La productivité est augmentée puisque des appels téléphoniques répétitifs limités sont effectués par le personnel du service client dans un centre d’appels. Le personnel du centre d’appels peut être affecté à divers comptes clients pendant un quart de travail planifié au lieu d’un petit nombre de clients. Les prix des logiciels de numérotation automatique peuvent varier en termes de coût et de durée de service en fonction des besoins particuliers d’une entreprise.
Il existe différentes utilisations pour un numéroteur virtuel. Un message préenregistré peut être lu à l’aide d’un numéroteur virtuel jusqu’à ce qu’une connexion soit établie et qu’un client potentiel puisse écouter une liste de choix de menu avant de répondre. Il s’agit d’un choix courant pour les pistes de vente telles que les pistes d’assurance, les pistes de prêts hypothécaires et les pistes de biens immobiliers pour permettre à un client potentiel d’en savoir plus sur les produits et services d’une entreprise. Cela réduirait les dépenses d’une entreprise puisqu’une liste de clients ciblés est établie pour les futures campagnes de marketing.
Une autre option pour un numéroteur virtuel est une petite entreprise telle qu’un fleuriste, un organisateur professionnel ou un restaurant qui loue à une liste potentielle de clients pour augmenter les activités de vacances. Plusieurs numéros de téléphone peuvent être appelés en même temps jusqu’à ce qu’un client décroche son téléphone et qu’un représentant de l’entreprise lui explique les remises de vacances.
L’utilisation d’un numéroteur virtuel permet à une organisation d’économiser du temps et de l’argent, ce qui peut lui permettre de rationaliser ses opérations et d’investir dans plus de personnel et de technologie et de rivaliser efficacement sur un marché mondial.