Un plan de remboursement est une stratégie structurée de remboursement des personnes qui ont engagé des dépenses pour le compte d’une autre entité. L’exemple le plus courant de ce type de plan concerne la couverture des dépenses engagées par les employés dans l’exercice de leurs responsabilités professionnelles. Les plans de ce type permettent de s’assurer que l’employé est remboursé en temps opportun, tout en aidant également l’employeur à tenir des registres précis concernant l’ensemble des coûts associés à l’exécution d’une tâche donnée.
Les plans de remboursement peuvent être structurés de manière comptable et non comptable. Un plan responsable demande à l’employé de présenter des reçus pour les dépenses admissibles au remboursement. Un plan de remboursement non responsable couvre les dépenses pour lesquelles aucun reçu n’est requis, bien que l’employé doive déclarer les dépenses par écrit avant d’être remboursé. Par exemple, un employé qui invite des clients à dîner devra présenter le reçu du repas afin d’être indemnisé des dépenses. Dans le même temps, si l’employé utilise son véhicule privé pour effectuer des tâches au nom de l’employeur, il soumet le montant total du kilométrage utilisé, généralement sur une note de frais ou un formulaire de réclamation. L’employeur détermine le montant du remboursement émis, en fonction de la réglementation en vigueur et des pratiques applicables.
En termes de déductions fiscales, un employé qui participe à un plan de remboursement n’est normalement pas autorisé à réclamer les dépenses compensées en déduction sur sa déclaration de revenus personnelle. L’employeur peut réclamer les dépenses qui ont été remboursées en déduction, sous réserve des dispositions contenues dans les lois fiscales actuellement en vigueur dans la juridiction où l’entreprise est située. Dans certains pays, l’employé peut avoir à déclarer certaines formes de remboursement comme un revenu, en particulier dans des situations telles que le kilométrage où il n’y a pas de frais remboursables spécifiquement documentés.
Un large éventail de dépenses peut être couvert par un plan de remboursement. Les employés qui voyagent dans le cadre de leur travail sont souvent autorisés à soumettre des dépenses telles que les billets d’avion, l’hébergement, la location de voitures et les repas pour remboursement. Un employé peut également être indemnisé pour les dépenses engagées tout en travaillant sur un projet spécial pour l’entreprise, comme servir de représentant de l’entreprise lors d’un événement local. Souvent, les réglementations gouvernementales définissent la portée de ce qui est considéré comme une dépense remboursable et quelles procédures doivent être suivies pour que l’employeur puisse réclamer la dépense remboursée lors du dépôt des déclarations de revenus. Ces réglementations façonnent généralement les politiques et procédures internes utilisées par une entreprise pour structurer et exécuter le plan de remboursement.