Un portail du personnel est un site Web privé utilisé pour fournir aux membres du personnel un accès à des informations importantes. Les portails du personnel peuvent n’être disponibles que sur les réseaux internes ou ils peuvent être conçus pour être accessibles à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet pour plus de commodité. Pour accéder au portail du personnel, les utilisateurs ont généralement besoin d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe attribués par le service informatique de l’entreprise. Une grande variété d’informations peut être conservée dans un portail du personnel, allant des manuels de l’employé à des informations à jour sur les cotisations aux régimes d’avantages sociaux.
Plusieurs entreprises conçoivent des portails génériques pour le personnel que les entreprises peuvent installer, et les entreprises peuvent également concevoir les leurs. L’objectif d’un portail destiné au personnel est de fournir aux personnes un accès facile aux informations dont elles peuvent avoir besoin dans le cadre de leur travail. La numérisation de ces informations permet d’économiser du papier et de réduire les déchets, en plus de permettre aux gens d’y accéder n’importe où et à tout moment. En outre, les employés peuvent trouver les portails du personnel utiles pour suivre des éléments tels que les heures travaillées, l’historique de la paie, etc.
Voici quelques exemples de choses que les employeurs peuvent mettre dans un portail du personnel : les horaires, les manuels des employés, les notes de service, les informations sur la paie, les informations sur les avantages sociaux, les politiques de l’entreprise et les actualités. Le personnel des technologies de l’information est généralement chargé d’administrer le portail du personnel. Ils le tiennent à jour, identifient les problèmes de sécurité, résolvent les bogues au fur et à mesure qu’ils surviennent et aident les employés qui ont des difficultés à y accéder en plus d’attribuer des noms d’utilisateur et des mots de passe aux nouveaux employés et de supprimer les anciens employés des listes d’accès.
Les portails peuvent inclure des modules de cours, permettant aux employés de suivre des cours via le portail. Ces modules peuvent faire partie de la formation obligatoire des employés ou être proposés comme option supplémentaire pour les employés qui souhaitent améliorer leurs performances au travail. Des quiz et des boîtes de dialogue sont utilisés pour confirmer la compréhension des employés. Les invites peuvent également être utilisées avec des éléments tels que des mémos afin que les employeurs sachent quand les employés lisent les mémos. Cela peut être utile pour vérifier la diffusion complète des informations aux membres du personnel.
Les portails du personnel peuvent contenir des informations confidentielles ou sensibles. Les employés peuvent être invités à toujours se déconnecter lorsqu’ils ont terminé, pour éviter de montrer le portail aux non-employés et pour garder leurs noms d’utilisateur et mots de passe sécurisés. Les portails du personnel peuvent avoir des zones d’accès restreint ouvertes à certains employés uniquement où des informations hautement sensibles sont conservées. La création de couches de sécurité permet aux employeurs de protéger les données particulièrement sensibles, ainsi que de fournir aux employés des zones à accès verrouillé pour discuter et résoudre des problèmes d’intérêt sans permettre à l’ensemble du personnel de voir ces zones.
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