En termes simples, un rapport financier de projet est un document qui présente la performance globale d’un projet, son calendrier et son budget. De nombreuses entreprises et entreprises les utilisent pour suivre la rentabilité et les dépenses de diverses entreprises, et elles sont également utiles aux gouvernements et à d’autres organisations. Les spécificités de ce qui est impliqué fluctueront généralement quelque peu en fonction de la nature du projet en question, mais dans la plupart des cas, les éléments fondamentaux de tous les rapports sont à peu près les mêmes: tous énoncent les recettes et dépenses de base, par exemple, ainsi que la définition méthodes d’attribution; la plupart du temps, ils identifient également les objectifs globaux du projet et les attentes pour l’avenir. Des rapports sont souvent exigés par des parties externes qui ont un intérêt financier dans les projets décrits, et dans de nombreux cas, le succès et le financement continu des entreprises dépendent de la satisfaction ou non des investisseurs avec les chiffres et les statistiques communiqués. Parfois, les rapports sont inclus dans le rapport annuel plus large d’une société, qui est normalement fourni aux actionnaires, mais il peut aussi généralement être demandé et publié de manière indépendante. Le moment choisi dépend généralement du moment où le projet est terminé ou, à défaut, du moment où les principaux investisseurs veulent un rapport d’étape.
Comprendre les états financiers et les rapports en général
Les états financiers sont essentiels à toutes les entreprises, qu’elles soient grandes ou petites et à but lucratif ou non. Il existe de nombreux types différents, en grande partie pour s’aligner sur de nombreux objectifs différents. Un état des résultats, également connu sous le nom de rapport sur les revenus et dépenses ou sur les revenus et dépenses, en est un exemple; un autre est un bilan ou un rapport de solde de compte. Un rapport de flux de trésorerie est moins courant dans les petites entités et rarement créé par des individus.
Dans la plupart des cas, ce qui rend un rapport financier spécifique à un projet unique est sa portée. Les trois types d’états financiers de base peuvent être utilisés de manière générale ou spécifique, et tous peuvent être inclus dans un rapport de projet s’ils sont utilisés pour détailler les perspectives ou les performances d’un projet isolé et spécifique.
Spécificités de ce que les rapports de projet doivent détailler
Un rapport financier de projet typique comprend généralement un récit écrit pour informer le lecteur des objectifs et des progrès du projet. Cette partie du rapport traitera également des dépassements de projets et des problèmes affectant la performance financière. Des rapports sur le montant d’argent gagné ou perdu au cours d’une période donnée, la manière dont ce gain ou cette perte est apparu dans les différents comptes et le montant d’argent provenant d’activités génératrices de revenus, d’activités d’investissement et de prêts sont également normalement inclus. Une grande partie de cela varie en fonction du projet lui-même, avec des efforts plus longs et plus complexes nécessitant plus. Cependant, les éléments de base inclus sont généralement assez cohérents.
Revenus et dépenses
Il est généralement nécessaire d’affecter très précisément les revenus et les dépenses dans la comptabilité du projet. Le revenu doit être directement associé au projet, par exemple. Dans la plupart des cas, les dépenses seront classées en deux grands groupes : les dépenses directes et indirectes.
Les dépenses directes sont engagées exclusivement en raison des activités du projet, telles que la main-d’œuvre et les fournitures du projet. Les dépenses indirectes sont partagées avec d’autres projets ou activités. Il s’agit notamment de la gestion au-dessus de la gestion de projet et de plusieurs fonctions de support, telles que le contrôle qualité ou le marketing.
L’affectation des coûts indirects est souvent un peu plus compliquée. Bien qu’il existe des normes d’attribution élaborées par des professionnels de la comptabilité, celles-ci peuvent être sujettes à débat. Un exemple d’un tel débat sur les coûts est la manière correcte d’allouer le temps d’un chef de service hors projet avec plusieurs personnes techniques affectées à divers chefs de projet pour le contrôle qualité. Si le responsable du contrôle qualité n’a pas réellement besoin d’examiner le travail effectué par son employé, s’il doit encore consacrer une partie de son temps à la gestion de l’employé en raison des coûts indirects liés à la fourniture d’espace de bureau, à l’embauche, à la formation et aux autres coûts de gestion associés la mise à disposition de l’employé technique pour le projet est quelque peu controversée – certains rapports l’incluent alors que d’autres ne le font pas.
Définition de la plus grande portée
Une autre préoccupation lors de l’examen d’un rapport financier de projet est la définition de la portée du projet. Les projets sont souvent élargis ou reportés, ou connaissent un changement dans les niveaux de financement. L’énoncé des travaux qui décrit les travaux à exécuter, le calendrier et le coût doivent être révisés en temps opportun. Cette activité de travail élargie doit être clairement indiquée dans la partie écrite du rapport financier du projet afin que l’efficacité et le succès du projet puissent être clairement déterminés.