Tout reçu pour frais accessoires qu’un employé utilise pour obtenir un remboursement peut être considéré comme un reçu de petite caisse. La plupart des bureaux et départements intègrent dans leur budget ce que l’on appelle une petite caisse. Les circonstances dans lesquelles les employés peuvent utiliser l’argent dans une petite caisse varient, mais la plupart du temps, le fonds couvre les dépenses mineures en espèces, telles que le stationnement pour une réunion hors site, les fournitures de bureau ou les frais postaux. Les employés qui engagent ces dépenses doivent conserver leurs reçus, remplir un bon ou un bordereau de petite caisse et soumettre les deux ensemble au responsable du budget pour remboursement.
Les fonds de petite caisse sont presque omniprésents dans les affaires. Même si un budget ministériel couvrira probablement la plupart des dépenses importantes, il peut être presque impossible de prévoir toutes les dépenses mineures qui seront engagées dans le cours normal des activités. La plupart des employés paieront, à un moment ou à un autre, de leur poche certaines dépenses liées au travail. Lorsque cela se produit, un reçu de petite caisse peut garantir un remboursement rapide.
Chaque entreprise structure son système de petite caisse un peu différemment. Certains établissent des listes de dépenses approuvées pour la petite caisse, tandis que d’autres laissent la discrétion aux gestionnaires individuels. Dans presque tous les cas, cependant, un employé doit présenter un reçu de remboursement. Le reçu de petite caisse doit généralement indiquer à la fois une description détaillée de tous les achats ainsi que le montant total payé, ce qui permet aux agents du budget de confirmer que (a) la dépense est éligible et (b) le montant du remboursement est le même que le montant réel dépensé. . Un reçu de petite caisse imprimable, tel qu’il pourrait être émis pour un achat en ligne, est généralement acceptable, de même qu’une photocopie d’un reçu original.
Dans les grandes entreprises, les employés qui demandent un remboursement doivent généralement présenter non seulement un reçu de petite caisse, mais également un bon de remboursement de petite caisse. Le bon doit indiquer le nom de l’employé, son service, le montant total à distribuer et un code de financement. Les codes correspondent généralement au type de dépense – stationnement, par exemple, ou repas. Dans certains contextes, ces bons sont considérés en interne comme leur propre type de reçus de petite caisse. Ils sont généralement disponibles en ligne à partir du site Web d’un bureau du budget ou peuvent être imprimés à partir de l’intranet d’un ministère.
La plupart du temps, le directeur du budget ou le trésorier enregistre toutes les transactions de la petite caisse dans le livre de petite caisse d’un bureau. Ce livre est essentiellement un registre permettant de suivre le solde de la petite caisse. Tout reçu ou bon de petite caisse soumis est généralement stocké dans le grand livre en cas de vérification.