Les registres de paie sont des documents papier ou électroniques qui enregistrent toutes les retenues liées à une période de paie spécifique. Le détail inclus dans un registre de paie permet de confirmer le mode de calcul des salaires et traitements bruts, les types de retenues effectuées pour chaque employé sur la paie et le montant de chaque retenue. Un registre de paie est normalement structuré dans un format à plusieurs colonnes, ce qui facilite la compréhension des données sans trop de problèmes.
Le registre des salaires enregistre toutes les déductions fiscales qui sont effectuées sur le salaire brut. Dans la plupart des pays, le registre inclura le montant des impôts fédéraux retenus sur la paie pour cette période. Dans le cas où d’autres déductions fédérales sont effectuées, comme pour un système de santé national ou un type de programme de retraite parrainé par le gouvernement, ces chiffres sont également répertoriés en tant que postes. Lorsque les impôts nationaux ou locaux sont également évalués par ces juridictions, les employeurs retiennent normalement ces montants au nom de l’employé et inscrivent également ces chiffres dans le registre comptable de la paie.
En plus des taxes, un registre de paie répertorie également toutes les autres retenues applicables. Par exemple, si l’employé fait l’objet d’une saisie-arrêt pour une raison quelconque, ce montant est répertorié comme une déduction du salaire brut. Dans les situations où l’employé utilise le dépôt direct pour placer une partie de ses revenus dans un compte d’épargne, ce détail apparaîtra également. Si l’employé a reçu une avance sur salaire ou salaire, chaque paiement sur cette avance apparaîtra comme une déduction sur le registre.
Les postes tels que les déductions pour divers avantages offerts par l’employeur apparaîtront également sur le registre de paie. Par exemple, si l’employeur fournit une couverture d’assurance maladie où l’employé paie un pourcentage de la prime, la déduction pour ce pourcentage est enregistrée sur le formulaire de registre de paie. De la même manière, si l’employé cotise à tout type de programme de retraite offert par l’employeur, ces déductions apparaîtront également sous forme de postes sur le document.
Aujourd’hui, le logiciel de comptabilité utilisé pour traiter les paies est normalement capable de générer un registre de paie une fois la paie terminée pour la période souhaitée. De plus, le logiciel permet de générer un rapport de registre pour toute période souhaitée. Cela signifie que le rapport peut couvrir une seule période de paie ou compiler des données relatives à un mois, un trimestre, une période semestrielle ou annuelle avec la même facilité. La possibilité de créer facilement un registre pour n’importe quelle durée peut être particulièrement utile lors des audits, ainsi que lorsque les agents souhaitent examiner de près les coûts associés aux salaires, traitements et avantages sociaux sur une période de temps prolongée.