Les procès-verbaux d’entreprise sont des notes documentées des problèmes discutés lors d’un certain type de réunion d’affaires. Les procès-verbaux de ce type sont généralement préparés pour un large éventail d’événements tels que les réunions d’actionnaires et d’administrateurs. Les dossiers d’entreprise de ce type sont généralement examinés et modifiés au besoin lors de réunions ultérieures et font partie des dossiers permanents tenus par la plupart des entreprises.
Un large éventail d’informations peut être inclus dans un ensemble de procès-verbaux d’entreprise. En règle générale, les détails inclus se concentreront sur l’enregistrement précis des discussions sur différents sujets pertinents pour le fonctionnement de l’entreprise. Les exemples courants d’articles trouvés dans les procès-verbaux d’entreprise comprennent la discussion, l’adoption ou la modification de plans d’affaires et de procédures, l’élection et la reconnaissance de nouveaux dirigeants dans l’entreprise et les décisions d’émettre ou de vendre des actions. Même des questions telles que la restructuration des avantages sociaux pour les employés ou l’idée de vendre ou de fusionner l’entreprise peuvent être discutées lors de la réunion et documentées dans le procès-verbal officiel.
Dans de nombreuses juridictions, les entreprises sont tenues par les lois de tenir des procès-verbaux d’entreprise de types spécifiques de rassemblements, tels que les réunions d’actionnaires ou d’administrateurs au cours desquelles des élections ont lieu. Même si les lois locales n’exigent pas que les procès-verbaux soient conservés lors de certains types de réunions d’entreprise, de nombreuses entreprises choisissent de le faire afin de créer un historique continu de l’entreprise et de s’assurer que les sujets et discussions clés sont disponibles pour référence à des dates futures. . Étant donné que les procès-verbaux d’entreprise sont souvent considérés comme recevables lors des audiences judiciaires, il est très important de s’assurer que les procès-verbaux sont exacts et approuvés par les personnes présentes à la réunion.
Il existe plusieurs approches différentes pour préparer les procès-verbaux d’entreprise. Une approche implique la présence d’une personne formée comme enregistreur pour prendre des notes pendant la réunion proprement dite. Plus couramment aujourd’hui, la réunion est enregistrée sur les appareils d’enregistrement audio habituels, permettant la préparation d’un document texte à une date ultérieure. Certaines entreprises incluent même des données visuelles dans le procès-verbal, telles que l’inclusion d’une présentation de diapositives qui est montrée aux actionnaires, combinant du texte et des aides visuelles pour fournir un historique plus complet de ce qui s’est passé lors de la réunion.
Quelle que soit l’approche, un relevé de notes officiel est préparé et distribué aux membres du conseil d’administration ou aux actionnaires pour examen. Lors de la prochaine réunion prévue, le procès-verbal de l’entreprise est examiné et modifié si nécessaire. Le processus réel d’examen et de modification peut être quelque peu détendu, bien qu’il ne soit pas inhabituel pour certaines entreprises d’utiliser les procédures parlementaires décrites dans des travaux tels que Robert’s Rules of Order pour reconnaître, examiner et finalement approuver ou rejeter les suggestions de modifications. ou d’amendements lors de l’examen du procès-verbal proposé. Une fois que les personnes présentes conviennent que les procès-verbaux sont complets et exacts, ils sont approuvés et font partie des dossiers officiels de l’entreprise.
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