Un registre d’achat est un registre tenu par une entreprise à des fins comptables de tous les paiements effectués et de l’argent actuellement dû aux créanciers. Le but de ceci est de tenir des registres précis et d’être conscient du montant d’argent qui est dû à un moment donné. Dans le passé, les registres d’achat étaient tenus à la main, mais maintenant, la plupart des grandes entreprises utilisent des registres informatisés pour tenir leurs registres. Il est courant qu’un grand livre des achats contienne des comptes individuels pour chaque fournisseur commercial ainsi que le solde dû à chacun.
Gérer une entreprise prospère nécessite une tenue de dossiers assidue, car les paiements et les reçus de paiement se déroulent à un rythme souvent effréné chaque jour. Une entreprise qui perd la trace des allées et venues de cet argent court le risque de manquer à ses engagements lorsque vient le temps de régler ses dettes. Pour cette raison, un registre des achats est tenu dans le but précis de suivre à la fois les paiements effectués et les sommes dues à ceux qui fournissent à l’entreprise des biens et des services.
Les entreprises entrent généralement dans une relation avec les fournisseurs basée sur le crédit, ce qui signifie qu’aucun paiement ne change réellement de main au moment d’un achat, mais que l’argent est dû aux fournisseurs pour être payé à une date ultérieure. Savoir combien d’argent est dû à chaque fournisseur est une nécessité, et un livre d’achat résout ce problème. Chaque fournisseur individuel est généralement représenté dans un grand livre par son propre compte, qui enregistre les achats effectués, tous les paiements effectués par l’entreprise pour ces achats et le solde dû au fournisseur.
Il est sage pour les entreprises de mettre à jour régulièrement leur livre des achats afin de surveiller de près le montant dû aux créanciers. De plus, un système de tenue de registres facile à suivre est nécessaire afin que la confusion n’aboutisse pas à payer trop peu ou même trop aux fournisseurs à un moment donné. Ceci peut être réalisé en numérotant chaque achat et paiement afin qu’ils soient faciles à localiser et à identifier.
Toute cette tenue de dossiers a été rendue beaucoup plus facile pour les entreprises grâce aux progrès de la technologie informatique. Un logiciel est facilement disponible et agit essentiellement comme un grand livre d’achat numérique, les paiements et les achats étant enregistrés en quelques simples frappes. Même si une entreprise a informatisé ses registres de paiements et d’achats, elle doit toujours s’assurer de faire preuve de diligence dans la mise à jour des écritures pour éviter que ses registres ne deviennent obsolètes.