Un système de gestion des commandes est un programme informatique utilisé pour automatiser les étapes d’un processus d’achat et de vente. Ces programmes sont utilisés par de nombreuses industries pour rationaliser l’achat et la vente de biens, de services et de valeurs mobilières. Dans la plupart des cas, un système de gestion des commandes fournit un cadre dans lequel une entreprise entre ses propres informations spécialisées. De plus, la plupart de ces systèmes sont modulaires; les utilisateurs n’ont qu’à acheter les portions dont ils ont besoin. Ces deux facteurs rendront généralement un système de gestion des commandes très personnalisable.
Ces systèmes sont communs à presque tous les types d’entreprises. Les entreprises qui fabriquent ou vendent des produits les utilisent pour suivre les matériaux entrant dans l’entreprise et les ventes qui en découlent. Les industries de services ont souvent un système de gestion des commandes qui assure le suivi de la facturation, de sorte que les petits ajouts ou soustractions à la facture sont moins susceptibles d’être perdus. Dans le monde financier, ces programmes suivent souvent l’achat et la vente de titres, s’assurant que les ventes sont à la fois instantanées et correctement suivies pour des raisons gouvernementales.
La majorité de ces systèmes sont personnalisés pour le client individuel. Une fois qu’une entreprise a acheté le système, elle le personnalise spécifiquement pour l’entreprise. Cela signifie ajouter ses propres numéros de pièces, totaux de ventes, base de données clients et autres éléments spécifiques à son activité. Lorsque c’est fait, la base de données d’informations est généralement disponible dans tout le système.
En plus d’être personnalisés pour un client spécifique, la plupart de ces systèmes sont constitués de modules individuels. Ces modules couvrent différents domaines d’une entreprise comme les ventes, la facturation ou le marketing. Cela permet à un client d’acheter spécifiquement ce dont il a besoin pour son entreprise. Si son entreprise se développe ultérieurement, il peut acheter plus de modules pour couvrir ses nouveaux domaines.
A l’exception du coût et de la formation initiale, ces programmes présentent très peu d’inconvénients. Ils rationalisent les pratiques commerciales et automatisent de nombreux domaines des ventes, du marketing et de l’expédition. Ils n’ont vraiment qu’un seul défaut; ils ne sont pas compatibles les uns avec les autres. Cela signifie qu’une entreprise utilisant un système de gestion des commandes a beaucoup de mal à passer à un nouveau système. L’entreprise doit souvent recommencer complètement, car aucune de ses anciennes informations n’est compatible avec le nouveau système.
Les consommateurs rencontrent de plus en plus ces systèmes chaque année. Lorsqu’une personne achète un article en ligne ou utilise une caisse en libre-service à l’épicerie, il s’agit d’un système de gestion des commandes. À l’origine, ces programmes ont été conçus pour une position plus dans les coulisses, mais les pratiques commerciales modernes les ont fait ressortir. Cela a abouti à des interfaces plus rationalisées et de nouveaux modules qui traitent spécifiquement de choses comme les évaluations et les commentaires des clients.