Également appelée gestion de fonds, «administration de fonds» est un terme utilisé pour décrire les diverses activités associées à la gestion des actifs contenus dans un certain type d’organisme de placement collectif. Le fonds en question peut être un type de fonds commun de placement, un fonds spéculatif, un fonds de pension ou même un fonds commun de placement. Selon la taille et la complexité du fonds, un seul administrateur ou gestionnaire peut superviser et exécuter toutes ces activités, ou être assisté d’un personnel.
La portée exacte des responsabilités liées à l’administration du fonds variera en fonction des détails de l’organisation du fonds, de l’objet sous-jacent du fonds et des dispositions que l’administrateur doit respecter dans le processus de gestion quotidien. Un fil conducteur dans la plupart des exemples de gestion de fonds consiste à s’assurer que les actifs achetés et détenus par le fonds produisent des rendements qui se situent dans des fourchettes acceptables. Dans le même temps, l’administrateur est chargé de s’assurer que les décaissements du fonds sont effectués conformément aux lois applicables et aux documents fondateurs qui ont établi le placement collectif.
Une grande partie du processus d’administration des fonds consiste à effectuer des tâches spécifiques sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Par exemple, les registres comptables du fonds sont généralement rapprochés des rapports quotidiens sur les avoirs du fonds, ainsi qu’un rapprochement mensuel avec le relevé du courtier émis tous les trente jours. Dans le cadre de ce rapprochement, le processus d’administration consiste à régler toutes les transactions effectuées au cours de la journée ouvrable, et également à documenter tous les dividendes ou intérêts reçus. Le calcul et le calendrier du paiement des dividendes ou des paiements d’intérêts aux investisseurs de fonds peuvent être effectués sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle.
L’administration du fonds implique également la préparation de documents de fin d’année qui fournissent une évaluation précise des revenus et des dépenses associés au fonds du début à la fin de la période. De nombreux fonds sont structurés pour exiger que ces rapports soient remplis à une date donnée et mis à la disposition des membres du fonds et des agences fiscales appropriées. Une fois les rapports annuels de fin d’année terminés, les gestionnaires de fonds superviseront la préparation des formulaires de déclaration de revenus pour les agences locales, étatiques et fédérales.
Dans le cas où un fonds doit être dissous pour une raison quelconque, le processus d’administration du fonds impliquera la fermeture des registres comptables, le règlement des dettes dues par le fonds et le paiement des décaissements finaux aux investisseurs du fonds. Ce processus doit être effectué conformément aux lois et règlements mis en place par les agences gouvernementales qui supervisent les transactions d’investissement dans le pays où le fonds est établi. Selon les lois locales et la structure du fonds, le processus peut ne prendre que quelques semaines, ou nécessiter un an ou plus pour achever la dissolution.