Une clause de non-responsabilité par e-mail est une déclaration ajoutée au bas d’un e-mail pour limiter la responsabilité d’une entreprise en cas de problème ou de poursuite. Bien qu’une clause de non-responsabilité par e-mail n’empêche pas une entreprise d’être poursuivie, elle peut aider à dissuader les gens de poursuivre en premier lieu. Une clause de non-responsabilité par e-mail peut également montrer au tribunal que l’entreprise a pris des mesures pour tenter d’empêcher le problème de se produire en premier lieu. Des exemples courants de clause de non-responsabilité par e-mail sont ceux qui déclarent qu’une entreprise n’est pas responsable des virus pouvant provenir d’un e-mail d’un employé, ou qu’il est interdit au destinataire de l’e-mail de partager des informations sensibles trouvées dans le message.
Les types de clauses de non-responsabilité par e-mail varient en fonction de ce contre quoi l’entreprise essaie de se protéger. Les exemples courants concernent les informations confidentielles, les actions des employés d’une entreprise et les règles de limitation des contrats. Les entreprises peuvent ajouter une clause de non-responsabilité par e-mail à tous les e-mails indiquant que les employés ne peuvent pas conclure un contrat sans l’avoir préalablement approuvé par l’entreprise, et indiquant que l’entreprise n’est pas responsable si un employé envoie un virus ou d’autres informations inappropriées via le système de messagerie de l’entreprise. .
L’idée derrière la clause de non-responsabilité par e-mail est simplement de déclarer que l’entreprise a fait de son mieux pour empêcher que des informations inexactes ou dangereuses ne pénètrent dans le système de messagerie, mais que l’entreprise n’est pas responsable si elle le fait. Pour étayer cela, l’entreprise doit mettre en place une politique relative aux employés avec des règles indiquant très clairement ce que l’employé peut et ne peut pas faire via le système de messagerie électronique de l’entreprise. En cas de poursuite en justice, l’entreprise peut présenter à la fois la clause de non-responsabilité et la politique de courrier électronique comme preuve qu’elle a pris toutes les mesures nécessaires pour éviter tout problème.
Bien que les clauses de non-responsabilité par e-mail puissent aider à protéger une entreprise, elles ne sont pas infaillibles. Si l’entreprise enfreint la loi ou est poursuivie, la clause de non-responsabilité par e-mail peut ou non la protéger devant un tribunal. Il ne sert pas de déclaration légale, mais plutôt de signe que l’entreprise a pris toutes les mesures disponibles pour empêcher les actions illégales.
Une autre façon importante pour une entreprise de se protéger est de s’assurer que la clause de non-responsabilité par e-mail est courte, facile à comprendre et facilement identifiable afin qu’elle ne soit pas confondue avec le texte normal de l’e-mail. Les avis de non-responsabilité dans une police de couleur différente ou une police de grande taille attireront l’attention sur eux-mêmes. Une entreprise doit consulter un avocat ou un autre conseiller juridique si elle a besoin d’aide pour rédiger une clause de non-responsabilité par e-mail. Si l’entreprise estime qu’elle court un risque élevé d’être poursuivie, elle devrait prendre d’autres mesures plus juridiquement contraignantes pour éviter que des problèmes ne surviennent.