Souvent appelée RFC, une demande de capacités est une stratégie qui permet aux entreprises et à d’autres types d’organisations d’inviter des fournisseurs à soumettre des propositions de produits que l’entreprise souhaite acquérir. Généralement, la demande de capacités décrira non seulement le type de produits souhaités, mais également les utilisations et les applications que l’entreprise envisage pour le choix final du produit.
Les RFC sont un excellent moyen de concentrer les efforts pour acquérir les produits commerciaux souhaités, en ce sens que seuls les fournisseurs qui fournissent le type de produits que l’entreprise recherche seront autorisés à soumettre une proposition. Souvent, les demandes de capacités sont organisées d’une manière qui dicte les normes qu’un fournisseur doit respecter pour participer au processus de proposition, et spécifient souvent un format spécifique qui doit être utilisé dans le cadre de la participation.
En contrôlant la structure des réponses à la demande de capacités, il est beaucoup plus facile pour une entreprise d’évaluer chaque fournisseur qualifié sur les points individuels contenus dans le document. Le non-respect des termes de la demande de capacités, comme le choix de réorganiser les sections à la satisfaction du fournisseur, démontre une incapacité à répondre aux requêtes de manière efficace et compétente, et conduira souvent à disqualifier le fournisseur de la considération phase du processus.
Le but d’une demande de capacités est de déterminer quels produits sur le marché répondront aux besoins et aux désirs en ce qui concerne un segment du processus opérationnel. Une demande de capacités peut être émise pour à peu près tout type de produit considéré comme un achat important. En règle générale, une entreprise peut choisir d’émettre une demande de capacités pour des éléments aussi coûteux que des conceptions de logiciels opérationnels ou comptables personnalisés, des équipements tels que des postes de travail informatiques, des serveurs de réseau, des télécopieurs pour plusieurs départements ou emplacements et des périphériques d’impression.
Du point de vue des fournisseurs, recevoir une demande de capacités représente une opportunité de sécuriser une relation de travail lucrative avec un client, en répondant à chaque point ou préoccupation présenté dans la demande de capacités. Les fournisseurs qui sont prêts à travailler dans les périmètres définis par le document, et peut-être à trouver des moyens d’ajouter quelques avantages supplémentaires qui vont au-delà des besoins et des désirs déclarés de l’entreprise dans les bonnes sections, deviendront souvent le fournisseur de choix.
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