Une écriture de contrepassation annule des écritures de régularisation ou corrige des écritures de journal incorrectement enregistrées. Ils sont assez courants en comptabilité, en particulier dans les entreprises qui utilisent la comptabilité d’exercice. Selon les procédures standard de comptabilité d’exercice, les entreprises enregistrent les écritures d’ajustement pour refléter les soldes de compte exacts. Une fois la période comptable terminée, une écriture de contre-passation est nécessaire au début de la période comptable suivante pour supprimer l’écriture de régularisation. Cela supprime l’écriture du grand livre général et permet à l’entreprise de garder ses livres propres.
Une écriture d’ajustement courante concerne les dépenses de services publics. Les entreprises utilisant la comptabilité d’exercice doivent enregistrer toutes les informations dans leurs livres pour refléter les dépenses. Comme les factures de services publics peuvent arriver à des moments rares, une entreprise peut avoir besoin de publier une entrée pour refléter les frais attendus. L’entrée standard pour cela serait un débit aux dépenses des services publics et un crédit aux charges à payer en fin de mois, un compte de passif. L’écriture porte généralement le dernier jour de la période comptable comme date comptable.
L’écriture de contre-passation pour l’accumulation des services publics a une date indiquée comme la première de la période comptable suivante. Par exemple, la provision des services publics est comptabilisée le 31 mars et l’écriture de contrepassation le 1er avril. La deuxième entrée supprime l’écriture de provision du grand livre. L’écriture de régularisation est simplement informative ; il n’a aucune valeur réelle pour l’entreprise car il ne reflète aucune dépense ou activité réelle.
Une autre utilisation des écritures de contrepassation consiste à corriger les erreurs enregistrées dans le grand livre d’une entreprise. Des erreurs peuvent se produire assez fréquemment dans le processus comptable d’une entreprise. Ces erreurs peuvent entraîner des montants en dollars incorrectement enregistrés, des informations enregistrées dans des comptes erronés ou des entrées doublement enregistrées dans le grand livre général. Pour corriger l’erreur, un comptable annule simplement l’entrée en listant le débit et le crédit d’origine de l’entrée d’origine dans un format opposé. Par exemple, une entrée est enregistrée de manière incorrecte comme un débit aux dépenses de fournitures de bureau et un crédit à la trésorerie ; pour corriger cela, un comptable crédite les dépenses de fournitures de bureau et débite les espèces.
Une entreprise qui utilise fréquemment le processus de saisie inversée peut avoir besoin de réévaluer son processus comptable global. Les régularisations peuvent être un signe de mauvaise tenue des registres, car ils ne reçoivent pas les factures à temps ou ne les affichent pas en temps opportun. Les erreurs fréquentes enregistrées dans le grand livre général sont également un mauvais reflet. Cela signifie qu’une entreprise n’a pas une surveillance appropriée et que les comptables n’enregistrent pas les informations comme ils le devraient.