Lors de l’envoi d’une lettre ou d’un colis via les schémas de livraison réguliers proposés par le service postal d’un pays, il suffit d’écrire le nom et l’adresse du destinataire et de l’expéditeur aux endroits appropriés sur l’enveloppe, d’attacher l’affranchissement et de le déposer dans une boîte aux lettres ou l’apporte à la poste. Pour les autres types de services de livraison, que ce soit par le service postal du pays ou par un autre transporteur, une lettre de transport aérien est l’ensemble des documents remplis par l’expéditeur, à la fois pour la tenue des dossiers et pour être utilisé comme étiquette d’adresse sur le colis. Les factures aériennes papier peuvent être remplies à la main, ou une facture aérienne peut être générée en ligne via un compte auprès du transporteur.
La facture aérienne de chaque service – par exemple, le United States Postal Service (USPS), Australia Post, La Poste en France, Federal Express, UPS et DHL – diffère quelque peu en termes de configuration et en fonction du service exact utilisé. Il existe généralement des différences pour distinguer le service intérieur du service international, ainsi que pour la vitesse du service. Par exemple, les services économiques et les services prioritaires peuvent avoir une conception de facture aérienne distincte.
Les sections typiques d’une facture aérienne comprennent une section pour l’expéditeur, une section pour le destinataire, des informations sur l’expédition, le service d’expédition demandé, des informations sur l’emballage, des services de traitement spéciaux, une référence d’expédition ou de facturation et des informations de paiement. Un numéro de suivi est également inclus sur chaque lettre de transport aérien qui peut être utilisé pour suivre la progression du colis en transit et vérifier les informations de livraison. Les informations sur l’expéditeur comprennent le nom, l’adresse, y compris le pays, et le numéro de téléphone de l’expéditeur. Des factures aériennes papier avec des informations pré-remplies sur le compte et l’expéditeur sont disponibles pour les titulaires de compte. Les informations du destinataire sont similaires à celles de l’expéditeur : nom, adresse, y compris le pays, et numéro de téléphone.
Les informations sur l’expédition sur la facture aérienne comprennent le nombre de colis, le poids de chaque colis et les dimensions du colis. La date et le poids total peuvent figurer dans cette section ou ailleurs sur la lettre de transport aérien. L’emballage indique divers choix parmi l’emballage exclusif de ce transporteur, ainsi que l’emballage fourni par le client. Le traitement spécial peut inclure des choix tels que la glace carbonique, la livraison à domicile le soir et la livraison le samedi. L’expéditeur peut également indiquer si la livraison doit être signée ou remise uniquement au destinataire.
Les informations de paiement peuvent comporter plusieurs sections. Dans une section, l’expéditeur, le destinataire ou un tiers peut être indiqué comme responsable du paiement. Si un tiers est responsable, un numéro de compte sera probablement requis. Si l’expéditeur est responsable, un numéro de compte ou un mode de paiement, tel qu’un chèque ou un argent comptant, ou un numéro de carte de crédit sera requis. La signature de l’expéditeur peut également être requise.