Également connu sous le nom de bureau électronique, un bureau électronique est un terme qui fait référence à tout environnement de bureau qui utilise de manière significative la technologie informatique pour fonctionner. Le terme a été inventé pour la première fois au milieu du 20e siècle et a commencé à devenir d’usage courant au cours de la décennie des années 1980, alors que de plus en plus d’environnements de bureau se dispensaient de méthodes manuelles et commençaient à s’appuyer davantage sur une combinaison d’ordinateurs de bureau, d’ordinateurs centraux et de serveurs. pour gérer un certain nombre de tâches liées à l’emploi. Aujourd’hui, un bureau électronique est plus communément assimilé au bureau virtuel, qui implique l’utilisation de la technologie sans fil pour permettre aux gens de travailler de pratiquement n’importe où avec le bon type d’ordinateur portable ou de bloc-notes et une connexion sans fil fiable.
L’un des principaux avantages d’un bureau électronique est la possibilité de moins dépendre des documents papier pour gérer différentes tâches commerciales. Par exemple, un professionnel de la comptabilité ou de la facturation serait en mesure de réduire considérablement l’utilisation de livres comptables traditionnels sur papier en utilisant un logiciel de comptabilité pour facturer les commandes, créer des factures et même enregistrer les paiements reçus sur les factures impayées. De la même manière, un vendeur peut bénéficier de l’utilisation d’un bureau électronique en utilisant une base de données de vente plutôt que de conserver des dossiers papier sur chaque prospect et client. Même de nombreuses tâches administratives telles que la rédaction de lettres ou la préparation de présentations peuvent désormais être effectuées par voie électronique, ce qui réduit encore la consommation de papier tout en facilitant l’organisation et la récupération des données.
En plus de réduire la consommation de papier associée à l’exécution de diverses tâches, un environnement de bureau électronique offre également un niveau de sécurité plus élevé. Les utilisateurs peuvent protéger par mot de passe divers documents, limiter l’accès aux bases de données avec des codes d’accès et même verrouiller l’accès aux fichiers placés dans une solution de stockage de données à distance en cryptant l’accès d’une certaine manière. Bien qu’il ne soit pas infaillible, ce niveau de sécurité est généralement considéré comme une amélioration par rapport à l’utilisation d’armoires de classement, de coffres-forts et de coffres-forts verrouillés qui étaient couramment utilisés avant l’avènement de l’ordinateur de bureau.
Bien que le bureau électronique n’ait pas éliminé l’utilisation du papier dans un environnement commercial, l’utilisation responsable des logiciels et des réseaux d’entreprise réduit considérablement le besoin de conserver des documents papier. Étant donné que les documents peuvent être imprimés quand et selon les besoins, l’espace requis pour mettre en place un bureau électronique est nettement plus petit, un avantage particulièrement important lorsque l’espace est limité. Dans certaines industries, l’utilisation du bureau virtuel a permis de permettre aux employés de travailler à distance plutôt qu’à un emplacement central, un avantage qui peut réduire considérablement les coûts opérationnels.