Parfois appelée horloge poinçonnée, une horloge manuelle est un appareil qui enregistre les heures de travail des employés via une carte perforée insérée dans l’appareil à des heures spécifiques. Cela permet aux employeurs de suivre les heures travaillées et de conserver des registres précis à des fins de paie ou à des fins juridiques, évitant ainsi des erreurs potentiellement coûteuses. Certains systèmes modernes sont informatisés et utilisent des codes à barres numériques, des cartes magnétiques ou même des données biométriques pour capturer les informations lorsqu’un employé entre et sort.
L’horloge manuelle comprend un dispositif de chronométrage et un poinçon ou un tampon qui marque une carte insérée dans une fente sous le cadran de l’horloge. Ils obligent les utilisateurs à appuyer sur un bouton ou à tirer un levier sur le dessus ou le côté de l’unité afin d’activer le poinçon. Des fiches de présence en papier avec des espaces pour chaque poinçon sont attribuées à chaque employé. L’horloge coupe un morceau de papier hors de la zone désignée, qui peut déjà être marquée avec une heure et une date, ou tamponne cette information sur la carte elle-même.
Les entreprises peuvent acheter une horloge manuelle auprès des fabricants qui leur fournissent également des accessoires tels que des supports de cartes de temps pour tenir les cartes parfaitement à côté de l’horloge, les cartes elles-mêmes et des rubans encreurs pour les unités d’horodatage. L’horloge nécessite une clé pour l’ouvrir et modifier la configuration, qui est généralement détenue par la direction ou un membre du service des ressources humaines de l’entreprise. Il est généralement monté sur le mur ou sur une étagère près de l’endroit où les employés entrent ou sortent de l’établissement.
Le suivi du temps de travail réel permet aux entreprises d’économiser de l’argent. Avant que l’horloge manuelle ne soit inventée en 1888 par Willard Bundy, un bijoutier new-yorkais, les superviseurs devaient totaliser le temps à la main. Cela entraînait souvent des erreurs de surestimation ou de sous-estimation de la rémunération des employés. Une horloge manuelle est idéale pour une petite entreprise avec moins d’employés, car le coût est minime et est facile à utiliser.
Avec n’importe quelle horloge, il y a toujours la possibilité d’une erreur, si l’horloge n’est pas calibrée correctement ou si les employés se livrent à des pratiques malhonnêtes. Le sur-estampage, où une heure est estampillée sur une autre, l’obscurcissant, rend également la tabulation difficile à partir de cartes perforées de pointage manuel. Certaines entreprises se tournent vers des options électroniques pour le chronométrage. Des cartes en plastique avec codes-barres numériques, bandes magnétiques et identification par radiofréquence (RFID) sont parfois délivrées aux employés, ce qui leur permet de saisir leur temps à l’entrée et à la sortie. Certaines entreprises ayant des besoins de sécurité élevés peuvent utiliser des unités biométriques contenant des lecteurs d’empreintes digitales ou oculaires, combinant le contrôle d’accès et le chronométrage.