Une lettre de soumission sert de forme de communication entre une entreprise et un entrepreneur indépendant, un vendeur ou un travailleur indépendant. La lettre décrit les produits ou services que l’entrepreneur ou le pigiste est en mesure de fournir et quel sera le coût de ces services ou produits. Les lettres de soumission incluent également fréquemment une date ou un délai précis pour l’achèvement.
Lorsqu’une entreprise souhaite qu’un tiers effectue certaines tâches ou fournisse des produits spécifiques, en général, elle identifie d’abord clairement les services ou les produits nécessaires. Ensuite, l’entreprise lancera un appel d’offres. Les entrepreneurs ou les pigistes intéressés rédigeront ensuite une lettre de soumission en réponse à la demande de proposition.
Lors de la rédaction des lettres d’appel d’offres, il est crucial de comprendre toutes les exigences de l’entreprise. Une proposition adaptée à la demande spécifique contribue généralement à augmenter les chances de réussite d’une offre. Le soumissionnaire doit être en mesure de gérer tous les aspects de la mission et, si une date limite n’a pas été fixée dans la demande de proposition, le soumissionnaire doit également être en mesure de fixer une date de livraison réaliste.
Le marketing est un élément clé de la lettre d’offre, parfois appelé proposition d’offre. Idéalement, l’auteur de la lettre d’offre doit connaître les tarifs du marché pour le produit ou le service demandé. Ceci est important non seulement parce que le rejet est probable pour les offres trop chères, mais aussi parce qu’une offre trop basse produira un retour sur investissement plus faible.
Une simple recherche sur Internet produira de nombreux exemples de lettres de soumission. En fait, certains sites proposent des modèles d’enchères. Les modèles sont génériques, mais peuvent être rapidement personnalisés pour correspondre à toute demande de proposition. Ces sites peuvent également inclure des solutions logicielles de rédaction professionnelles qui peuvent aider au processus de rédaction et à toute communication de suivi associée au processus d’appel d’offres.
Bien entendu, une lettre de soumission parfaitement rédigée ne garantit pas l’acceptation. Prendre le temps de rechercher comment rédiger une lettre de candidature peut témoigner du professionnalisme et de l’éthique de travail d’une personne, mais en fin de compte, l’argent est souvent le principal facteur. La réduction des coûts est généralement une force de motivation beaucoup plus puissante pour une entreprise que le style d’écriture d’un soumissionnaire. Une bonne lettre de soumission, avec une date de livraison et un coût raisonnables, devrait toutefois augmenter les chances du soumissionnaire de décrocher le projet.
Si une proposition est rejetée, l’entreprise qui embauche renvoie généralement une réponse indiquant pourquoi l’offre a été refusée. Peut-être qu’un autre fournisseur pourrait faire le travail pour moins cher. Peut-être que l’adjudicataire pourrait livrer plus tôt. De toute façon, un rejet ne doit pas être la fin de la ligne. Si l’offre était suffisamment attrayante, le soumissionnaire peut être la première personne à l’esprit la prochaine fois que l’entreprise aura besoin d’un produit ou d’un service similaire.
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