Une liste de fournisseurs est un groupe de personnes ou d’entreprises qu’une entreprise utilise pour acheter des articles et des services. Contrairement à la liste des clients, cette liste affichera tous les fournisseurs auxquels l’entreprise verse régulièrement de l’argent afin de recevoir les articles et les services dont ils ont besoin pour maintenir leur activité. Lorsqu’un logiciel de comptabilité est utilisé, cette liste sera placée dans le programme, avec un numéro qui lui est attribué, afin que le comptable ou le comptable puisse suivre les dettes dues et les dettes payées. Il s’agit généralement d’un groupe que le propriétaire ou le responsable principal a approuvé pour utilisation, c’est là que le terme liste de fournisseurs approuvés entre en jeu.
Une liste de fournisseurs approuvés montre les principales personnes ou entreprises que l’entreprise utilise régulièrement, et qui ont été choisies pour être les préférées par lesquelles elles passent en premier, ce qui est communément appelé la liste des fournisseurs préférés. Bien sûr, lorsque le fournisseur principal est en rupture de stock sur quelque chose ou a trop élevé ses prix, d’autres fournisseurs de la liste peuvent être choisis à la place. Ce sont des fournisseurs de sauvegarde et ne sont utilisés que lorsque cela est nécessaire. À mesure que de nouveaux articles sortent et que les changements de prix entrent en vigueur, ces contacts peuvent passer d’un contact principal à un secondaire, et vice versa.
Un autre ensemble de contacts qui peuvent être répertoriés sur la liste des fournisseurs sont les entrepreneurs qui sont utilisés pour les réparations et les services. Ces personnes, ou sociétés, auront des numéros distincts afin que le comptable puisse différencier les fournisseurs d’articles et les fournisseurs de services. Cependant, étant donné que l’entreprise verse de l’argent pour ces services spécialisés, ils sont toujours considérés comme des fournisseurs et seront donc placés sur la liste afin que les services et les réparations qu’ils fournissent puissent être détaillés.
Même si beaucoup de gens pensent que la liste des clients est une section distincte de la liste, la vérité est qu’ils sont complètement différents. Un vendeur est une personne ou une entité à laquelle l’entreprise verse de l’argent pour des services et des biens. Un client est celui qui paie l’entreprise pour les mêmes raisons. Une liste de fournisseurs n’inclura que les personnes auxquelles l’entreprise verse de l’argent, tandis que les personnes ou les entreprises de qui elles reçoivent de l’argent seront conservées sur une liste complètement différente, et elles seront saisies dans une section distincte du logiciel de comptabilité, le cas échéant est utilisé.
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